برنامه ریزی چیست؟ چگونه برنامه ریزی کنیم و به اهدافمان نزدیک شویم؟

سرفصل های مهم این مقاله:

برنامه ریزی چیست؟ چگونه برنامه ریزی کنیم و به اهدافمان نزدیک شویم؟

دو فرد مختلف با هدفی یکسان را در نظر بگیرید. یکی از آن‌ها صرفاً برای خود هدفی مشخص کرده و لنگان‌لنگان به سمت هدف خود حرکت می‌کند. فرد دوم، علاوه بر مشخص کردن هدف، یک استراتژی و برنامه‌ای را نیز برای حرکت به‌سوی آن هدف را برای خود تعیین کرده. به نظرتان احتمال رسیدن به آن هدف در کدام یک از این دو فرد بیشتر است؟

احتمالاً خیلی از شما با من هم‌نظر باشید و شانس نفر دوم را بیشتر ارزیابی کنید. آنچه نفر دوم را از نفر اول متمایز می‌کند، برنامه‌ریزی و حرکت منظم او است. اهداف به تنهایی کافی نیستند و این برنامه‌ها هستند که ما را به اهدافمان نزدیک می‌کنند. به همین خاطر ضروری است که ما درک خوبی نسبت به برنامه‌ریزی داشته باشیم و همچنین اصول و اهداف برنامه‌ریزی را بشناسیم. در این مقاله ما به‌طور مفصل به برنامه‌ریزی و اصول آن می‌پردازیم.

 

برنامه‌ریزی چیست؟ تعریف ساده و مختصر!

برنامه‌ریزی فرایندی است که طی آن فرد از پیش متعهد می‌شود که یک‌سری اعمال را در جهت دستیابی به هدف خود انجام دهد. در واقع برنامه‌ریزی نوعی استراتژی برای قدم ‌گذاشتن به مسیر پرپیچ‌وخم اهداف است.

برنامه را می‌توان به نقشه جنگ تشبیه کرد. همه ما میدانیم که هدف از جنگ پیروزی و رسیدن به خواسته‌های خاصی است. بااین‌حال اگر نقشه و استراتژی مناسبی برای پیروزی در جنگ نداشته باشیم، شکست ما بسیار محتمل خواهد بود. این اصل برای سایر هدف‌ها نیز صادق است و هر هدفی برنامه و استراتژی خاص خود را می‌طلبد.

به‌صورت کلی برنامه‌ها ما را برای آینده آماده می‌کنند و فرد را متعهد می‌کنند که سبک زندگی خاصی را متناسب با هدفش در پیش گیرد. برنامه‌ها به ما جهت می‌دهند و هر مسیری و هر هدفی به برنامه خاص خود نیازمند است.

 

آیا هدف گذاری بدون برنامه ریزی ممکن است؟

هدف گذاری بدون برنامه ریزی غیر ممکن است. در عین حال هدف گذاری باید باشد که بتوانیم برایش برنامه ریزی کنیم. این دو موضوع دو مقوله کاملاً به هم پیوسته و مکمل‌اند.

همین اول کار باید دو اشتباه بزرگ در برنامه ریزی را بدانید:

اول برنامه ریزی نداشتن! خیلی‌ها هستند که هدفشان روشن است؛ اما برایش برنامه‌ای ندارند. آن‌ها از این حرف می‌زنند که «من هدفم مشخص است. دیگر برنامه لازم ندارم. به سمتش در حرکتم. پس برنامه واسه چیه؟»

این اولین و مهم‌ترین اشتباه است. شما تصمیم دارید لاغر شوید اما بدون برنامه ریزی. وقتی برنامه‌ای برای این کار نداشته باشید، ارزیابی‌ای هم برای میزان نزدیک شدن به اهدافتان نخواهید داشت.

دومین اشتباه این است که بسیاری از افراد برنامه ریزی می‌کنند، اما وقتی نمی‌توانند آن را به هر دلیلی اجرایی کنند یا از برنامه عقب می‌ماند، بیخیال آن می‌شوند. این یک اشتباه مهلک است. اتفاقاً اشتباه کردن در مسیر برنامه ریزی باید پیش بیاید تا شما بتوانید خود را ارزیابی کنید و بدانید در چه جاهایی درست عمل نکرده‌اید. تا بدانید باید چطور بهینه‌تر برنامه ریزی کنید.

بنابراین اشتباه را به دید یک آینه نگاه کنید که می‌تواند عیب‌های کارتان را نشانتان دهد.

 

چطور برنامه ریزی و هدف گذاری را رایگان و حرفه‌ای یاد بگیریم؟

گفتیم که هدف گذاری و برنامه ریزی، دو موضوع پیوسته هستند. دوره رایگان هدف گذاری را برایتان آماده کرده‌ایم که مطابق با تازه‌ترین تحقیقات روز دنیا و به صورت علمی و البته کاملاً کاربردی می‌توانید هدف گذاری را آموزش ببینید! روی تصویر زیر کلیک کنید:

دوره رایگان هدف گذاری | چگونه برنامه ریزی کنیم؟

 

هدف از برنامه ریزی چیست؟ چرا به برنامه‌ریزی نیازمندیم؟

 

هدف از برنامه ریزی چیست؟ چرا به برنامه‌ریزی نیازمندیم؟

در ادامه مقاله مربوط به برنامه ریزی، با هم برخی از مواردی که ضرورت برنامه ریزی را نشان می‌دهد، بررسی می‌کنیم:

 

1- برنامه‌ریزی ما را از سردرگمی خارج می‌کند

ابهام یکی از احساساتی است که ما همواره با آن دست‌وپنجه نرم می‌کنیم. طبیعتاً این احساس در زمان انتخاب و حرکت به سوی اهداف زیادتر نیز می‌شود. زمانی که به سراغ هدفی می‌رویم پر از سؤال، سردرگمی و ابهام هستیم. برنامه با مشخص کردن مسیر برای ما و متعهد کردن ما انجام کارهای‌مان می‌تواند تا حد زیادی از ابهام کم کند و به ما جهت دهد.

 

2- برنامه‌ریزی از اتلاف وقت و انرژی جلوگیری می‌کند

یکی دیگر از فواید برنامه‌ریزی در این است که اولویت‌ها را برایمان مشخص می‌کند و اجازه نمی‌دهد که وقت، پول و انرژی خود را هدر دهیم. وقتی برای رسیدن به هدفمان یک استراتژی مشخص داشته باشیم، دیگر سردرگم نخواهیم بود و بیهوده به مسیرها و شاخه‌های مختلف متوسل نمی‌شویم. از طرف دیگر نیز برنامه‌ها به‌گونه‌ای تنظیم می‌شوند که بیشترین بازدهی ممکن را داشته باشند. این‌طور که با کمترین هزینه بیشترین نتیجه ممکن را بگیریم. در نهایت همه این موضوعات در کنار یکدیگر می‌توانند از اتلاف وقت، هزینه و انرژی در ما جلوگیری کنند.

 

3- برنامه‌ریزی عمل‌گرایی ما را افزایش می‌دهد

سومین فایده برنامه‌ریزی در این است که عمل‌گرایی‌مان را بیشتر می‌کند. وقتی برنامه نداریم، با ده‌ها و صدها فکر و مسیر مختلف روبه‌روییم و ممکن است هر روز مشغول کار مختلفی باشیم. اما برنامه به ما نظم می‌دهد و را به انجام کارهای مشخصی وادارمان می‌کند. این نظم در نهایت می‌تواند عمل‌گرایی‌مان را بهبود بخشد.

 

ویژگی‌های یک برنامه ریزی اصولی؛ حین برنامه ریزی به چه چیزهایی توجه کنیم؟

 

ویژگی‌های یک برنامه ریزی اصولی؛ حین برنامه ریزی به چه چیزهایی توجه کنیم؟

برای اینکه یک برنامه ریزی درست و حسابی و اصولی داشته باشیم، برنامه‌مان باید شامل موارد زیر باشد:

 

1- برنامه‌ ریزی شناخت‌محور باشد

اولین اصلی که باید حین برنامه‌ریزی به آن توجه داشت، شناخت‌محور بودن برنامه است. در واقع قبل از نوشتن هر برنامه‌ای ما باید به خوبی از خود شناخت داشته باشیم. چه زمانی از روز بازدهی بیشتری داریم؟ چند ساعت می‌توانیم به‌طور مداوم کار کنیم؟ توانایی تمرکز ما چقدر است؟ چه عوامل روانی می‌توانند مانع حرکتمان شوند؟ همه این‌ها سؤالاتی‌اند که قبل از نوشتن برنامه باید به آن پاسخ دهیم. برنامه باید شخصی‌سازی شده باشد و متناسب با ویژگی‌های شخصیتی و توانایی‌های ما باشد.

 

2- برنامه‌ ریزی باید زمان‌بندی اصولی داشته باشد

دیگر عاملی که حین نوشتن برنامه باید به آن توجه کرد زمان است. اول از همه باید برنامه‌هایمان را به دو دسته بلندمدت و کوتاه‌مدت تبدیل کنیم. اولین قدم ما باید قطعه‌قطعه‌ کردن برنامه‌ها، و نوشتن برنامه‌ای کوتاه مدت و مبتنی بر برنامه بلندمدت است.  اول برنامه‌های بلندمدتمان را به تکالیفی در کوتاه مدت تبدیل کنیم، چرا که رسیدن به برنامه‌های بلندمدت، بدون کار و تلاش و برنامه‌ریزی در کوتاه‌مدت غیرممکن است.

در قدم بعد باید زمان‌بندی و جدول زمانی مشخصی را برای خود تنظیم کنیم و متناسب با تکالیف روزانه‌مان، وقت مشخصی را به هر تکلیف اختصاص دهیم.

 

3- برنامه‌ ریزی باید به اندازه کافی منعطف باشد

شاید بتوان گفت که مهم‌ترین اصلی که حین برنامه‌ریزی باید به آن توجه کرد، اصل انعطاف است. برنامه‌های ما باید نقاط ضعف و حساسیت‌های ما را در خود جای دهند و احتمال شکست را در خود جای دهند.

یکی از مهم‌ترین اشتباهاتی که افراد حین برنامه‌ریزی به آن دچار می‌شوند، کمال‌گرایی بیش‌ازحد و تخمین بیش‌ازحد توانایی‌هایشان است. در واقع در چنین شرایطی فرد باور دارد که علی‌رغم همه شکست‌های گذشته، این بار می‌تواند از پس کارهایش برآید و برنامه‌ای شدیداً خشک، غیرمنعطف و کمال‌گرایانه برای خود می‌نویسد. اما طولی نمی‌کشد که می‌بیند توانایی تعهد به آن برنامه را نیز ندارد و به کلی دست از کار می‌کشد. بهترین ایده در چنین شرایطی دادن انعطاف به برنامه است. می‌پرسید چطور؟ کیتی میلکمن، نویسنده کتاب «چگونه تغییر کنیم» این موضوع را با شرح آزمایشی به خوبی توضیح می‌دهد.

 

مثالی از اهمیت انعطاف در برنامه‌ریزی

 در پژوهشی افراد به دو گروه تقسیم شدند. این افراد هدف‌شان این بود که به باشگاه ورزشی بروند و ورزش کنند. یک گروه از این افراد باشگاه را با مربی‌ای آغاز کردند که برنامه‌ای مشخص و منظم به آن‌ها می‌داد. افراد باید هر روز و در ساعت مشخصی در باشگاه حاضر می‌شدند.

گروه دوم اما برنامه منعطف‌تری داشتند و احتمال شکست در برنامه‌شان گنجانده شده بود. برای مثال آن‌ها حق داشتند که ساعت رفتن به باشگاه را خودشان انتخاب کنند و هر زمآن‌که می‌توانستند خود را به باشگاه می‌رساندند.

طبیعتاً طبق انتظارها گروه اول باید موفقیت بیشتری را داشته باشند چرا که نظم بیشتری در این گروه حاکم است. اما نتایج به‌دست‌آمده از این پژوهش نشان می‌دهد که گروه دوم به مراتب در رفتن به باشگاه و تداوم ورزششان موفق‌تر بوده‌اند. در واقع انعطافی که مربی دوم در برنامه این افراد دخیل کرده بود، به این افراد این اختیار را می‌داد که برنامه‌شان را متناسب با فعالیت‌های روزانه‌شان تنظیم کنند. اما گروه اول با برنامه‌ای خشک روبرو بودند و باید هرطور که بود با نظم زیاد به باشگاه می‌رفتند.

به‌صورت کلی پژوهش‌ها نشان می‌دهند که برنامه‌ای اصولی برنامه‌ای منعطف است. متناسب با ضعف‌های افراد است، احتمال شکست را نادیده نمی‌گیرد و به کمال‌گرایی نیز دامن نمی‌زند. در نتیجه احتمال عمل‌گرایی در چنین برنامه‌ای افزایش می‌یابد.

 

4- برنامه‌ریزی بایدمتعهدانه باشد اما نه سختگیرانه!

برنامه‌ریزی یک بحث است و متعهد ماندن به آن برنامه بحثی دیگر. اهمال‌کاری، تنبلی و فراموش‌کاری موانع بسیار مهمی هستند که می‌توانند برنامه‌هایمان را مختل کنند. تعهد به برنامه‌ها هیچ‌وقت کار ساده‌ای نبوده و یک برنامه خوب، برنامه‌ای است که این موانع را در خود گنجانده باشد و استراتژی‌های شخصی‌سازی‌شده‌ای را برای غلبه بر این موانع در برگیرد.

 

5- برنامه‌ریزی باید مستمر باشد و استمرار در آن رعایت شود

آخرین اصلی که باید در رابطه با برنامه‌ریزی به خاطر داشته باشیم این است که برنامه‌ریزی فرایندی مداوم و پیوسته است و این‌گونه نیست که برنامه‌ای را تنظیم کنیم و دیگر از برنامه‌ریزی بی‌نیاز شویم. هر برنامه باید به‌صورت منظم مورد بازنگری واقع شود، به‌روزرسانی شود و با شرایط زندگی ما منطبق‌تر شود. پس باید به خاطر داشته باشیم که برنامه‌ریزی فرآیندی مستمر و دائمی است و همواره باید آن‌ها را کامل‌تر و دقیق‌تر کنیم.

 

چگونه برنامه ریزی کنیم؟

 

چگونه برنامه ریزی کنیم؟

روش پیشنهادی ما برای برنامه ریزی مبتنی بر هدف گذاری یک روش سه مرحله‌ای است. شما باید چند گام حیاتی برای اهدافتان تعیین کنید. مثلاً 5 گام مهم. برای برنامه ریزی رسیدن به اهداف، در هرگام باید سه کار مهم انجام دهید:

 

گام اول: زمان بندی هر گام

بعد از هدف گذاری و تعیین تعداد گام‌های آن، باید مشخص کنید که این گام تا چه تاریخی اجرایی می‌شود. پس اولین کاری که باید بکنید این است که ببینید اصلاً چقدر وقت دارید. نوع شغل و اهمیت اهداف زندگی شماست که جواب این سؤال را برای شخص شما مشخص خواهد کرد.

 

گام دوم: ساپورت سیستم

شما باید زیر سیستمی برای ساپورت سیستم خود داشته باشید.

  • اگر در راه رسیدن به هدف سوالی برایتان پیش آمد از چه کسی بپرسید؟
  • اگر نیاز به انرژی عاطفی داشتید از چه کسی بگیرید؟
  • اگر در این راه نیاز به منابعی داشتید، از کجا این منابع را تهیه کنید؟
  • چه کتاب‌هایی باید تهیه کنید؟
  • و…

گام سوم: ارزیابی جدی در هرگام

باید هر روز ارزیابی برنامه ریزی را انجام دهید. مثلاً فرض کنید سرعت مطالعه شما 200 کلمه در دقیقه است. با این حال برنامه ریزی می‌کنید که هر روز یک کتاب بخوانید! آیا با توجه به وقت محدودی که دارید، این برنامه ریزی منطقی است؟

ارزیابی روزانه برنامه ریزی به شما کمک می‌کند تا یک برنامه ریزی «منطقی»، «درست حسابی» و «کاربردی» تهیه کنید. مثل یک چوب که هرچه آن را تراش‌های دقیق‌تری بدهید، شکل‌های جالب‌تری می‌توانید با آن بسازید.

 

چند نکته کنکوری برای برنامه ریزی

 

چند نکته کنکوری برای برنامه ریزی

برنامه ریزی نکات پیچیده‌ای دارد. هیچ نوع برنامه ریزی‌ای نیست که دقیقاً بتوان اجرایی‌اش کرد. چون بعضی وقت‌ها کارهایی پیش می‌آید که از حوزه کنترل ما خارج است. ممکن است اتفاق غیرمنتظره‌ای پیش بیاید و یا طبق زمان بندی نتوانیم عمل کنیم. این چند نکته را به خاطر بسپارید:

 

1- قانون 90-90-1 را اجرا کنید

مطابق با این قانون، به مدت نود روز، نود دقیقه اول وقت روزانه‌تان را روی مهم‌ترین هدفتان بگذارید. مثلاً می‌خواهید زبان آلمانی یاد بگیرید. به مدت 90 روز باید 90 دقیقه از روزتان را برای این هدف بگذارید. اگر امکان این را ندارید که 90 دقیقه اول را روی هدفتان کار کنید، در طول روز این وقت را پیدا کنید. از گفتن عباراتی مثل «وقت نمیشه‌!» خودداری کنید. چون ما دقیقاً به همان اندازه که گاندی و انیشتین و دیگر بزرگان وقت داشته اند، وقت داریم!

 

2- هر روز برای هدفتان کاری کنید

برنامه ریزی شما باید به گونه‌ای باشد که هر روز حتماً و حتماً باید کاری برای هدفتان انجام دهید. حتی شده یک کار خیلی خیلی کوچک. مثلاً قصد نوشتن کتاب دارید، هر روز حتی شده یک خط برایش بنویسید. این به شما کمک می‌کند تا عادات پایدار و خوبی برای رسیدن به هدفتان شکل دهید. شاید لازم باشد برای کارتان یک سرچ ساده انجام دهید؛ بنابراین لازم است هر روز دستکم یک کار ساده در راستای اهدافتان انجام دهید.

 

3- اولویت بندی کنید

«وقت نمیشه» جواب کسانی است که برای برنامه ریزی‌هایشان اولویت بندی نمی‌کنند. بهتر است در هر روز، بیش از 4 کار مختلف انجام ندهید. اگر کارهای مختلفی دارید برای آن اولویت بندی کنید و فعالیت‌هایی که اولویت پایینی دارند را با بی رحمی حذف کنید. وقتی دست به برنامه ریزی می‌زنید، بعد از مدتی دستتان می‌آید که چه کارهایی وقت‌گیر است، چطور زمان‌های پرتتان را کمتر کنید، چطور واقع‌نگرتر شویم و به جای بهانه وقت نداشتن، به مهم‌ترین کارهایمان برسیم.

 

ماتریس آیزنهاور چیست؟

ماتریس آیزنهاور ابزار ساده‌ای برای اولویت‌بندی کارها و مدیریت زمان است.

برای استفاده از ماتریس آیزنهاور، باید اول لیستی از کارها و پروژه‌هایی که احساس می‌کنید باید انجامشان بدهید تهیه کنید. سعی کنید هر چیزی که وقتتان را سر کار می‌گیرد، هر قدر هم که بی‌اهمیت باشد، در این لیست بگنجانید.

در این ماتریس چهار وضعیت وجود دارد.

ما اسم این وضعیت‌ها را با کلمه‌ای که دقیق‌ترین توصیف برای آن وضعیت است تعریف کرده‌ایم.

در حالت اول یعنی کارهای «فوری» و «مهم» کارهایی است که همین الان باید انجامشان دهید. مثلاً رفتن به دندان پزشکی برای درمان دندان. یا دفاع از پایان نامه.
در وضعیت دوم که ما آن را «ذکاوت» نامیده‌ایم، باید کارهایی که بعداً تبدیل به ضرورت می‌شود را انجام دهید. مثلاً همین برنامه ریزی کردن. یا کارهایی مثل «اجرای یادگیری» و «آنالیز و بررسی گام‌های رسیدن به هدف». احتمال زیادی وجود دارد که در این حالت مسخره شوید.

در وضعیت سوم، کاری که انجام می‌دهید، «باطل» است و شما در بطالت به سر می‌برید. مثلاً یک تلفن که فوری است اما واقعاً لزومی ندارد به آن جواب بدهید.

و وضعیت چهارم که بدترین وضعیت است و «حماقت» نام دارد. مثلاً اوقاتی که در اینستاگرام مشغول چرخیدن هستیم، در این دسته قرار می‌گیریم! این جور کارها اصلاً کار نیستند. فقط وقت تلف کن هستند، پس تا حد ممکن از انجام دادنشان خودداری کنید.

ماتریس آیزنهاور می‌گوید کارهایتان را به دو دسته تقسیم کنید. آن‌هایی که باید رویشان تمرکز کنید و آنهایی که باید از آنها فرار کنید.

با رعایت این ماتریس می‌توانید یک اولویت بندی جانانه روی کارهایتان داشته باشید.

بعد از شناسایی نوع کارهایتان، از طریق این 4 استراتژی، جدول زمانبندی خود را بر اساس فوریت یا اهمیت کارها تنظیم کنید.

 

4- در برنامه ریزی سخت گیر باشید

شاید کمی نامربوط به نظر برسد اما مهارت «نه گفتن» به شدت بر کارایی برنامه ریزی شما تأثیر مثبت دارد.

وارن باقت می‌گوید: «آدم‌های خیلی موفق، تقریباً به همه می گویند نه.»

نه تنها به درخواست هایی که مانع از رسیدن به اهدافتان می شود باید نه بگویید، بلکه های به پدیده‌های دیگری که نمی‌دانیم تا چه اندازه وقت‌گیر و انرژی‌بر هستند، هم باید یاد بگیرید نه بگویید.

شبکه‌های اجتماعی مهم‌ترین این پدیده‌هاست. اگر روزی بیش از 15 دقیقه برای چرخیدن در اینستاگرام وقت می‌گذارید، متاسفانه نخواهید توانست برنامه ریزی‌هایتان را عملی کنید.

البته این 15 دقیقه به جز وقت‌هایی است که برای موارد آموزشی مثل لایو وقت می‌گذارید.

 

سخن پایانی

در این مقاله به برنامه‌ریزی و اصول آن پرداختیم. برنامه‌ریزی فرایندی است که از پیش اعمالی که برای رسیدن به هدفی خاص باید انجام دهیم را برای ما مشخص می‌کند. برنامه‌ریزی از سردرگمی ما کم می‌کند، عملکرد ما را بهبود می‌بخشد و از اتلاف انرژی نیز جلوگیری می‌کند. یک برنامه مناسب، برنامه‌ای است متناسب با شخصیت و ویژگی‌های ما، منعطف، زمان‌بندی‌شده و مستمر باشد.

 

چطور برنامه ریزی را حرفه‌ای یاد بگیریم؟

برنامه ریزی را مطابق با تازه‌ترین مطالب دنیابه صورت علمی و البته کاملاً کاربردی آموزش ببینید! روی تصویر زیر کلیک کنید:

چگونه برنامه ریزی کنیم؟ دوره مدیریت زمان و برنامه ریزی

مطالب محبوب سایت:

مقالات مرتبط

دیدگاه‌ خود را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

اسکرول به بالا