دغدغه مشترک اغلب افراد شاغل این است که چگونه با مدیر خود صحبت کنند. از آنجایی که افراد معمولا برای شغل خود، ارزش و احترام  و برای رئیسشان اهمیت زیادی قائل هستند، همواره قبل از سخن گفتن با رئیس، خصوصا اگر تازه مشغول به کار شده باشند برخی سوالات را از خود می‌پرسند؛ مثلا چگونه با مدیر خود صحبت کنیم که ناراحت نشود؟ چگونه با مدیر خود صحبت کنیم که برای ما ارزش قائل شود؟ چگونه با مدیر خود صحبت کنیم تا جایگاه شغلی خود را بالا ببریم؟ با توجه به اهمیت این موضوع در این مقاله تلاش می‌کنیم تا به سوالات و سوالات مشابه دیگر شما پاسخ دهیم.

چگونه با مدیر خود صحبت کنیم ؟

برای اینکه بتوانیم با مدیر خود رابطه خوبی برقرار کنیم و بدانیم چگونه با مدیر خود صحبت کنیم ضروری است تا چند تکنیک را در نظر داشته باشیم:

1_ واضح سخن گفتن

در نظر داشته باشید حتی نزدیک‌ترین افراد زندگی شما نیز نمی‌توانند خواسته‌ها و نیازهای شما را حدس بزنند و بفهمند بدون اینکه خودتان از آن‌ها سخنی گفته باشید؛ بنابراین خواسته و نیازهای خود در محل کار را با رعایت ادب و احترام، به صورت واضح بیان کنید.

2_ زمان مناسب

مدیر یک شرکت یا سازمان اغلب مسئولیت‌های زیادی دارد و باید هماهنگی‌های لازم میان اجزای مختلف را انجام دهد؛ بنابراین شما باید زمان مناسبی را برای سخن گفتن با او پیدا کنید. زمانی که می‌دانید مشغول کاری نیست، عصبانی یا نگران نیست، متمرکز بر کاری نیست و می‌تواند زمانی را برای شما اختصاص دهد.

3_ اعتمادبه‌نفس

این موضوع که می‌خواهید با مدیر و سرپرست کار خود صحبت کنید نباید باعث شود که شما احساس ضعف یا کوچک بودن کنید. در نظر داشته باشید سازمان و مدیر مربوطه معیارهایی برای استخدام نیرو در نظر داشته‌اند و اکنون که شما در این جایگاه شغلی هستید یعنی صلاحیت و توانایی‌های مدنظر سازمان و مدیر را داشته‌اید پس برای سازمان ارزشمند هستید. به همین دلیل هنگام صحبت کردن با مدیر، ارزش و جایگاه خود را حفظ کنید.

4_ شناخت مدیر

اگر می‌خواهید رابطه بهتری با مدیر خود داشته باشید و به راحتی با او سخن بگویید سعی کنید از هوش هیجانی خود استفاده کرده و با دقت کردن به رفتار، صحبت‌ها و اخلاقیات مدیر خود، او را بشناسید و بدانید از چه موضوعات یا رفتارهایی نفرت دارد و چه چیزهای موجب رضایت و خوشحالی او می‌شود.

5_ زبان بدن

در نظر داشته باشید که انسان‌ها به دو روش کلامی و غیرکلامی با دیگران ارتباط برقرار می‌کنند و اغلب زبان بدن که همان ارتباط غیرکلامی است سریع‌تر از زبان کلام یا همان ارتباط کلامی وارد عمل می‌شود. رفتار، شیوه نگاه کردن، نشستن، برخاستن، تکان دادن دست، پا و سر همگی حاوی پیام‌هایی از افکار ما به مخاطب ماست. شاید شما هم تجربه کرده باشید که بدون اینکه با فردی سخن بگویید حس خوبی از او نمی‌گیرید و دوست ندارید با او وارد ارتباط و سخن گفتن شوید؛ بنابراین ضروری است تا هنگام سخن گفتن با مدیر خود زبان بدنتان را مدیریت کنید تا پیامی هماهنگ با پیام کلامتان ارسال کند.

 

• بیشتر بخوانید: تکنیک های زبان بدن
• بیشتر بخوانید: دوره فن بیان بیشتر از یک
• بیشتر بخوانید: زبان بدن در فن بیان

 

6_ مرخصی گرفتن

سعی کنید تا حد امکان از قبل برای مرخصی خود برنامه‌ریزی کنید و تاریخ آن را زودتر به مدیر خود اعلام کنید تا بتواند هماهنگی‌های لازم برای نبود شما را انجام دهد. طبق قوانین هر شرکت و سازمانی کارمندان اجازه دریافت چند روز مرخصی قانونی در سال را دارند و اگر به مرخصی بیشتری نیاز پیدا کردید و مورد اضطراری به وجود آمد مشکل را با مدیر خود در میان بگذارید و از او درخواست مساعدت کنید.

7_ منطقی صحبت کردن

در مسائل و مشکلات کاری شما باید برای نظرات و پیشنهادات خود سند و مدرک حرفه‌ای ارائه کنید و مطابق آن صحبت کنید مگر اینکه نظر شخصی و تجربیات شما را سوال کنند. بنابراین سعی کنید با منطقی و حرفه‌ای سخن گفتن با مدیر خود، ارزش جایگاه شغلی خود را حفظ کنید.

8_ اصل مطلب

سعی کنید برای شروع صحبت با مدیر خود یک مقدمه بسیار کوتاه صرفا جهت باز کردن موضوع ارائه دهید و سپس مستقیم وارد اصل مطلب شوید. هنگام صحبت کردن با مدیر خود تا حد امکان از حاشیه پردازی و از این شاخه به آن شاخه پریدن اجتناب کنید.

9_ اصلاح اشتباهات

یکی از مهم‌ترین جواب‌های سوال چگونه با مدیر خود صحبت کنیم؟ این است که صرف‌نظر از اینکه چقدر اشتباه مدیر شما کوچک یا بزرگ است به هیچ وجه در جمع کارمندان یا مدیران دیگران اشتباه او را اصلاح نکنید. شاید در آن لحظه مدیر از شما بابت این اصلاح خطا تشکر هم بکند اما در نظر داشته باشید این کار صرفا جهت حفظ ظاهر خواهد بود و کار شما حس تحقیر به مدیرتان خواهد داد. بعد از اتمام جلسه می‌توانید به اتاق شخصی مدیرتان رفته و اشتباه او را متذکر شوید.

10_ کنترل احساسات

زمانی که تجربه احساساتتان در اوج است با مدیرتان صحبت نکنید؛ مثلا روزی که از کارمند دیگری یا حتی از خود مدیر به شدت خشمگین هستید به هیچ وجه تلاش نکنید با مدیرتان صحبت کنید؛ زیرا در اوج احساسات کنترل کردن کلمات و صدایمان دشوار خواهد بود و ممکن است پس از فروکش کردن احساسات از کاری که انجام شده پشیمان شویم اما دیگر فایده‌ای ندارد.

11_ تعریف و تمجید

شما برای انجام مسئولیت مشخصی در سازمان استخدام شده‌اید و برای انجام کارهایتان حقوق دریافت می‌کنید؛ بنابراین نباید انتظار تعریف و تمجید شنیدن از مدیرتان به خاطر انجام کارهایتان را داشته باشید. درست است که شنیدن تعریف و تمجید خصوصا از مدیر سازمان حس فوق‌العاده‌ای دارد اما اگر همواره برای هر کاری انتظار تعریف داشته باشیم و این انتظار برآورده نشود دچار سرخوردگی و بی‌انگیزگی می‌شویم.

12_ شخصی‌سازی

سعی کنید همواره این موضوع را درنظر داشته باشید که انتقادات محیط کار مربوط به کار شماست و نه مربوط به شخصیت و زندگی شما. ممکن است مدیر شما سلیقه و نظر متفاوتی در کار داشته باشد و به همین دلیل از کار شما انتقاد کند پس شما نباید انتقادات را شخصی‌سازی کرده و موجب ناراحتی و برهم خوردن آرامش روان خود شوید.

13_ شایعه‌پراکنی

اگر می‌خواهید رابطه خوبی با مدیرتان داشته باشید باید خود را از افراد شایعه‌ساز و محیط‌های غیبت دور کنید. حرف‌ها در محیط کار دهان به دهان می‌چرخد و سرانجام به گوش مدیر می‌رسد و اگر اسم شما نیز در میان افراد باشد، این‌گونه ارزش و جایگاه خود را به خطر می‌اندازید.

14_ قطع کردن کلام

یکی از اشتباه‌ترین خطاهای صحبت کردن با هر فردی، قطع کردن کلام یا وسط حرف او پریدن است. با این کار ارزش و احترام فرد مقابل را خدشه‌دار می‌کنید و ذهنیت او از شما به مشکل می‌خورد. پس هیچ‌گاه وسط کلام مدیر خود نپرید و منتظر شوید تا صحبت‌هایش تمام شود سپس شما سخن بگویید.

15_ فعال بودن

سعی کنید همواره در محیط کار و در تایم اداری فعال باشید تا در نگاه مدیر خود یک فرد مشتاق و فعال ثبت شوید و شما را بیکار و در حال استراحت نبیند.

16_ حل مشکلات

سعی کنید تا حد امکان با استفاده از امکانات و توانایی‌های خود مشکلات را حل کنید اما اگر در بخشی به مشکل برخورد کردید، می‌توانید از مدیر خود درخواست مشاوره و کمک کنید. مطمئن باشید او نیز خوشحال می‌شود که شما او را در جایگاه داناتر دیده و از او درخواست مشاوره می‌کنید.

17_ وقت شناسی

سعی کنید برنامه روزانه زندگی خود را با تایم کاری خود هماهنگ کنید تا بتوانید سر موقع در محل کار حاضر شوید و مجبور نباشید زودتر از تایم مقرر محل کار را ترک کنید. وقت شناس بودن شما نشان‌دهنده این است که برای سازمان و کار خود ارزش قائل هستید و ذهنیت خوبی برای مدیرتان می‌سازد.

18_ قدردانی

اگر مدیرتان کمکی به شما کرد یا از کار و پروژه‌ای که انجام می‌دهید تعریف و تمجید کرد، از او قدردانی کنید که این موقعیت و شانس را در اختیار شما قرار داده است و بیان کنید که از کار کردن در کنار او خرسند هستید.

19_ گوش شنوا

سعی کنید برای حرف زدن و جواب دادن به مدیر خود عجله نکنید. در ابتدا یک گوش شنوا برای سخنان او باشید، مشکل، درخواست یا منظور کلام او را کامل درک کنید و سپس سخن بگویید.

20_ برخورد اول

برخورد اول تاثیر بسیار زیادی در شکل‌گیری ذهنیت مدیر شما دارد. سعی کنید آراسته باشید، استرس خود را نشان ندهید، لبخند بزنید و با نهایت احترام با او صحبت کنید.

21_ فن بیان

یکی از مهم‌ترین و تخصصی‌ترین نکات در صحبت کردن با مدیر رعایت اصول فن بیان است. شما باید بتوانید هنگام صحبت کردن با مدیر خود از کلمات مناسبی استفاده کنید، باید بتوانید ریتم صدای خود را از یکنواختی خارج کنید، باید بتوانید تن صدای خود را مدیریت کنید و باید بتوانید لحن مناسب کلامتان را رعایت کنید تا بتوانید منظور خود را به‌درستی منتقل کرده و به هدف خود برسید.

 

• بیشتر بخوانید: زیبا سخن گفتن
• بیشتر بخوانید: کلمات محترمانه
• بیشتر بخوانید: از بین بردن لهجه ترکی

 

22_ نیمه پر لیوان

سعی کنید همواره در محیط کار و در ارتباط با مدیر خود نیمه پر لیوان را ببینید. اگر انتقادی از شما شد، اگر مشکلی ایجاد شد یا به مسئله‌ای برخورد کردید، در نظر داشته باشید که هر مسئله‌ای علاوه بر نقاط ضعف و تهدید، نقاط قوت و فرصت‌هایی نیز برای شما فراهم می‌کند که شما با تمرکز بر آن‌ها می‌توانید مسائل را حل کرده و خسارات را به حداقل برسانید.

23_ تمرین

اگر برای صحبت کردن با مدیر خود استرس دارید و نمی‌دانید چه بگویید، از قبل مکالمات احتمالی خود با مدیرتان را در ذهن تجسم کرده و چند بار تجربه کنید. سعی کنید سوالات و سخنان احتمالی مدیرتان را پیش‌بینی کرده و برای آن‌ها جوابی فراهم کنید.

24_ شفاف‌سازی

یکی از چالش‌های هر رابطه که ممکن است هنگام صحبت کردن با مدیر نیز پیش بیاید سوءتفاهم است. ممکن است شما یا مدیرتان منظور کلام یکدیگر را به اشتباه متوجه شوید و همین مشکل باعث ایجاد سوء تفاهم و دور شدن از هدف اصلی شود؛ بنابراین سعی کنید اگر مطمئن نیستید که منظور مدیرتان را درست متوجه شده‌اید یا خیر، از او سوال کنید مثلا بگویید: من این‌گونه متوجه شدم درسته؟ منظور شما این بود؟ پس طبق فرمایش شما من باید فلان کار را انجام دهم؟ و…

25_ سوالات باز پاسخ

برای برقراری ارتباط بهتر و موثرتر با مدیر خود سعی کنید از سوالات باز پاسخ به جای سوالات بله یا خیر استفاده کنید. با این تکنیک مدیر شما باید توضیحات بیشتری به شما بدهد و ارتباط شما بهتر و نزدیک‌تر خواهد شد.

26_ ارتباط شخصی

برای برقراری ارتباط شخصی باید حتما به عقیده و نظر مدیر خود توجه کنید. برخی مدیران مرزهای سفت و محکمی برای زندگی شخصی خود دارند و اگر سعی کنید رابطه خود را شخصی‌تر کنید ممکن است به عنوان تجاوز به مرزهای شخصی تلقی شود؛ اما برخی دیگر از مدیران از صحبت کردن در مورد زندگی شخصی خود ناراحت نمی‌شوند پس شما می‌توانید رابطه خود با مدیرتان را شخصی‌تر کنید.

27_ اعتراض کردن

شما برای اینکه بتوانید اعتراض خود را در محیط کار به‌درستی به مدیر خود منتقل کنید باید موارد زیر را رعایت کند:

1_ از درست بودن و سوءتفاهم نبودن مشکل خود مطمئن شوید.

2_ برای اعتراض خود دلیل و مدرک یا شاهد جمع‌آوری کنید.

3_ اولویت‌ها و علایق شخصی خود را قاطی محیط کار نکنید.

4_ جواب‌ها و سوالات احتمالی مدیر را پیش‌بینی کرده و آماده باشید.

5_ در نهایت ادب و احترام و با رعایت اصول فن بیان اعتراض خود را در یک جلسه خصوصی با مدیر مطرح کنید.

28_ قانع کردن

اگر در محل کار خود نظر، پیشنهاد، پروژه یا درخواستی دارید و می‌خواهید تمام تلاش خود را برای قانع کردن مدیرتان انجام دهید، نکات زیر را در نظر داشته باشید:

1_ آنچه برای مدیرتان اهمیت دارد را بیان کنید.

2_ آرام، خونسرد و با رعایت اصول فن بیان سخن بگویید.

3_ اهداف مشترکتان را بیان کنید.

4_ از کلماتی که بار منفی دارند استفاده نکنید.

5_ خطرات احتمالی را بازگو کنید.

6_ اقتدار خود را در عین تواضع حفظ کنید.

7_ آمادگی و پذیرش شنیدن هر جوابی را داشته باشید.

29_ کار بیشتر

اگر در تایم اداری خود زمان اضافه پیدا کردید به جای بیکار نشستن و برای فعال نشان دادن خود از مدیر خود درخواست کار بیشتر یا به دست گرفتن بخش دیگری از کار را کنید تا بار مسئولیت مدیر کمتر شود و دیدگاه مثبتی نسبت به شما پیدا کند.

30_ وفاداری

هر انسانی ممکن است به دلایل مختلف اشتباهی در کار خود انجام دهد و خطایی کند. پس بهتر است به جای تلاش برای مخفی کردن خطا، آن را با مدیر خود در میان بگذارید، عذرخواهی کنید و برای جبران آن تلاش کنید. با این کار به مدیر، سازمان و شغلتان وفادار خواهید ماند.

چگونه با مدیر خود صحبت نکنیم؟

برای برقراری ارتباط بهتر با مدیر خود بهتر است برخی مسائل را در مکالمات خود به کار نبرید. برخی از این مسائل عبارت‌اند از:

31_ مسائل شخصی

شما باید بتوانید محیط کار و الزامات آن را از علایق شخصی خود جدا کنید. پس هیچ‌گاه به مدیر خود نگویید من دوست ندارم این کار را انجام دهم. من دوست ندارم با فلان آدم صحبت کنم. من نمی‌توانم زودتر به محل کار بیایم؛ و…

32_ وقت ندارم

هیچ‌گاه به مدیر خود نگویید وقت انجام این کار را ندارم یا سرم شلوغه. حتی اگر واقعا انجام آن کار مدیریت زمان شما را برهم می‌زنید، باید بگویید انجام می‌دهید و تمام تلاشتان را برای زود تمام کردن آن می‌کنید.

33_ کار جدید

هیچ‌گاه به مدیر خود نگویید که به دنبال کار جدیدی هستید. برای اغلب افراد ممکن است این موقعیت پیش بیاید که از حقوق، محل کار، همکاران یا مسائل مختلف دیگر ناراضی باشند و بخواهند محل کار خود را تغییر دهند؛ اما هیچ نیازی به بیان این افکار شما به مدیر سازمان وجود ندارد. با این کار ممکن است موجب دلخوری او شوید و او بخواهد زودتر از زمان مناسب برای شما به شغلتان خاتمه دهد.

34_ ناتوانی

به مدیر خود نگویید من نمی‌توانم این کار را انجام بدهم یا من بلد نیستم چگونه این کار را انجام بدهم. بهتر است بگویید من تمام تلاشم رو به کار می‌گیرم تا به نحو احسن این کار رو انجام بدم. ممنون میشم شما من رو راهنمایی کنید.

35_ ارتقا شغلی

هرگز از مدیر خود درخواست ارتقاء شغلی نکنید زیرا ممکن است مدیر این درخواست شما را به عنوان دخالت در کار خودش و تخطی از مرزها برداشت کند.

36_ افزایش حقوق

اگر به دلیل مسائل مالی یا مشکلات دیگر درخواست افزایش حقوق دارید بهتر است علت درخواست خود را بیان کنید تا دخالت در امور مدیریت تلقی نشود.

 

• بیشتر بخوانید: اصول سخنوری
• بیشتر بخوانید: آموزش صداسازی
• بیشتر بخوانید: چگونه صدای خود را کلفت کنیم؟
• بیشتر بخوانید: چگونه فن بیان خوبی داشته باشیم

 

37_ انرژی

سعی کنید همواره در محل کار شاد و پرانرژی باشید و هیچ‌گاه به مدیر خود نگویید خسته‌ام یا انرژی ندارم. شما برای انجام کارها استخدام شده‌اید و حقوق دریافت می‌کنید پس باید انرژی لازم برای کار را در خود ایجاد کنید و مسائل شخصی خود را دور از محیط کار نگه دارید.

38_ مقایسه

شما باید بتوانید پرونده مشاغل قبلی و مدیران قبلی خود را در ذهنتان ببندید و هیچ‌گاه در مقابل مدیرتان شغل، محیط کار، مدیریت و حتی حقوق و مزایای کنونی خود را با گذشته مقایسه نکنید.

کلام آخر

در نهایت لازم به ذکر است برای صحبت کردن با مدیر خود در نظر داشته باشید که او مافوق شماست و شما باید با رعایت اصول ادب و احترام و فن بیان با او سخن بگویید، هیچ‌گاه ارزش و جایگاه فردی خود را پایین نیاورید، مسائل شخصی و کاری را جدا کنید و در نظر داشته باشید مدیرتان هم یک انسان است پس خیلی استرس و نگرانی بر خود تحمیل نکنید.