مدیریت زمان چیست؟ چرا در مدیریت زمان ضعف داریم؟
سرفصل های مهم این مقاله
جیمز بالدوین، نمایشنامه‌نویس سرشناس آمریکایی می‌گوید:
«همۀ ما دوست داریم بدون پشیمانی زندگی کنیم و گاهی افتخار میکنیم که بابت هیچ‌چیز پشیمان نیستیم، ولی چنین کاری غیرممکن است، فقط به این دلیل که هیچ‌یک از ما عمر جاودانه نداریم.»
او به‌خوبی به ارتباط پشیمانی با محدودیت زمان و ضرورت استفاده از زمان اشاره می‌کند. زمان یکی از بزرگترین سرمایه‌های ما است و در صورتی که از آن استفاده مناسب را نکنیم با پشیمانی‌ها و حسرت‌های زیادی روبرو خواهیم شد. دنیل‌پینک در کتاب «قدرت پشیمانی»، بنیادی‌ترین پشیمانی‌ها را پشیمانی‌هایی می‌داند که به دلیل ضعف در مسئولیت‌پذیری و آینده‌نگری به وجود می‌آیند.
استفاده مناسب از زمان نیازمند مسئولیت‌پذیری، آینده‌نگری و درک خوب از شرایط اطرافمان است و به مهارت مدیریت زمان نیازمند است. مدیریت زمان و استفاده مناسب از آن یکی از مهمترین چالش‌هایی است که ما در زندگی با آن روبرو هستیم. در این مقاله به‌صورت مفصل به مهارت مدیریت زمان خواهیم پرداخت.
تعریف مدیریت زمان؛ معنای مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان (Time Management) به معنی استفاده مناسب از زمان و بردن بهترین بهره از زمان است. مدیریت زمان به این معنا است که در انجام کارهای مختلف تفاوت قائل شویم و به ترتیب اولویت به سراغ آن‌ها برویم. در واقع مدیریت زمان به معنی داشتن نظم، برنامه‌ریزی و انجام کارها با در نظرگرفتن اولویت آن‌هاست. مدیریت زمان در یک کلام به معنی استفاده بهینه از زندگی است.
زندگی فرصت محدودی است که در اختیار ما گذاشته شده و بهترین کار ممکن استفاده بهینه از این فرصت محدود است. در واقع باید بتوانیم رسالت و اولویت‌های خود در زندگی را بیابیم و با تقسیم زمان و انرژی بهترین بهره را از زندگی ببریم.
اهمیت مدیریت زمان؛ چرا باید زمان خود را مدیریت کنیم؟
مدیریت زمان اول از همه به این دلیل مهم است که زمان و فرصت ما محدود است. ما فقط یک بار زندگی میکنیم و حیف است که از این فرصت نهایت استفاده و بهره را نبریم. از این گذشته نیز، مدیریت زمان به زندگی ما نظم می‌دهد، عملکرد ما را بهبود می‌بخشد، از هجوم کارها و غلبه استرس بر ما جلوگیری می‌کند و همچنین به ما کمک می‌کند که پای ارزش‌ها و اولویت‌های‌مان بایستیم و خودمان را زندگی کنیم.
خیلی اوقات افراد به‌دلیل نداشتن مهارت مدیریت زمان، زمان خود را صرف کارهای دیگران می‌کنند و از کارهای خود باز می‌مانند. مدیریت زمان با اولویت‌‌گذاری به ما کمک می‌کند که مرزهای سالمی را بین خود و دیگران شکل دهیم و پای ارزش‌ها و اولویت‌های خود بایستیم.
ریشه‌های ناتوانی در مدیریت زمان؛ چرا در مدیریت زمان، ضعف داریم؟
قبل از اینکه به سراغ ارائه راه‌حل‌ها برای مدیریت زمان برویم، ضروری است که موانع پیش‌روی مدیریت زمان و ریشه‌های ناتوانی در مدیریت زمان را بشناسیم:
1- ضعف در اولویت‌بندی و برنامه‌ریزی
مدیریت زمان نیازمند داشتن برنامه‌ای مشخص و اولویت‌بندی کارهای مختلف است. اول از همه ما باید بتوانیم اولویت‌های خود را متناسب با اهداف و ارزش‌های خود مشخص کنیم. در مرحله بعد ما باید بتوانیم یک برنامه مناسب با آن اولویت‌ها تنظیم کنیم.
2- ضعف در مرزبندی در روابط
یکی دیگر از عواملی که باعث اتلاف وقت ما می‌شود نداشتن مرزبندی در روابط است. خیلی از اوقات ما از روی خجولی و تعارف وقت و زمانی را که خود به‌شدت به آن نیاز داریم صرف دیگران میکنیم. این موضوع باعث می‌شود که ما وقت خود را صرف کارهایی کنیم که اولویت ما نیستند و اینگونه می‌شود که ما با کمبود زمان مواجه می‌شویم.
3- عدم استفاده بهینه از انرژی
یکی دیگر از عواملی که ما را با کمبود زمان مواجه می‌کند عدم‌استفاده بهینه از انرژی‌مان در طول روز است. ما باید بدانیم که کارهای هر روزمان به چقدر انرژی نیاز دارند و انرژی خود را به میزان مناسب بین کارها تقسیم کنیم. یکی دیگر از اشتباهات افراد در این مورد عدم استراحت و توقف بین‌کارها است. طبیعتاً به‌جای اینکه بی‌وقفه چند‌ساعت را کار کنیم بهتر است حین انجام هر تکلیف مقداری استراحت کنیم.
4- کمال‌گرایی و تلاش وسواسی برای ارائه کار بی‌نقص
کمال‌گرایی افراد را به سمت تحویل کارهای بی‌نقص سوق می‌دهد. مثلا فرد ممکن است با خود بگوید: «من یا درس نمی‌خوانم یا اگر بخوانم باید کل کتاب را در یک روز بخوانم» و در نهایت زمان زیادی را به هیچ کاری نکردن بپردازد. یا فردی دیگر ممکن است با خود بگوید: «پروژه من باید بی‌نقص باشد» و وقت زیادی را به کاری اختصاص دهد که ممکن بود در زمان خیلی کمتری انجام شود. این کمال‌گرایی و وسواس انجام کارها به‌صورت بی‌نقص نیز ما را به‌شدت با کمبود زمان مواجه می‌کنند.
5- اهمال‌کاری و تنبلی
اهمال‌کاری و تنبلی نیز دو عاملی هستند که باعث می‌شوند افراد زمان زیادی را تلف کنند و در نهایت با کمبود زمان مواجه شوند. اهمال‌کاری و تنبلی هر کدام دلایل زیادی دارند که ضروری است با شناخت آن‌ها در زمان خود صرفه‌جویی کنیم.
چگونه زمان خود را مدیریت کنیم؟
احتمالا تا کنون متوجه شده باشید که مدیریت زمان، مهارتی جدا نیست. در واقع زمانی که حرف از مدیریت زمان می‌شود، ما باید به سراغ موانع مدیریت زمان برویم. اگر کمی به موانعی که در بالا اشاره شد توجه کنید می‌بینید که مدیریت زمان مهارتی است که شدیدا وابسته به توانایی‌های شناختی و روانی ما است.
در واقع وضعیت شناختی و روانی ما بسیار بر مهارت مدیریت زمان ما تاثیر‌گذار است. برای مثال اگر ما نتوانیم کمال‌گرایی و یا اهمال‌کاری خود را مدیریت کنیم بدون شک پر مدیریت زمان به مشکل می‌خوریم. هر دوی این موارد وضعیتی درونی و روانی هستند که در صورت لزوم باید با کمک روانشناس شناسایی و مدیریت شوند.
در طرف دیگر مهارت‌های برنامه‌ریزی، اولویت‌بندی و مرزبندی قرار دارند که اگر به اندازه کافی به آن‌ها توجه نداشته باشیم با کمبود زمان مواجه خواهیم شد. در واقع ما باید بتوانیم با شناخت از خود و ارزش‌های‌مان، ابتدا اولویت‌ها و برنامه‌مان را مشخص کنیم، سپس به سراغ به مرزگذاری در روابط برویم و از اتلاف وقت جلوگیری کنیم.
به‌صورت کلی مدیریت زمان مهارتی است که به شدت به وضعیت شناختی و روانی ما وابسته است و ما با شناخت و مدیریت این عوامل می‌توانیم زمان خود را مدیریت کنیم.
این چند ویدئو را هم در رابطه با مدیریت زمان که از صفحه اینستاگرام بیشتر از یک نفر انتخاب شده‌اند، حتما تماشا کنید:
View this post on Instagram
View this post on Instagram
View this post on Instagram
سخن پایانی
ما در این مقاله به مدیریت زمان پرداختیم. مدیریت زمان به معنی استفاده بهینه از زمان و زندگی است. مدیریت زمان وابسته به عوامل مختلفی مانند اولویت‌بندی، مرزبندی، کمال‌گرایی و اهمال‌کاری است و ما باید با شناخت از این عوامل به سراغ مدیریت آن‌ها و به دنبال آن مدیریت زمان‌مان برویم.
چگونه مدیریت زمان را به صورت حرفه‌ای و علمی یاد بگیریم؟
در دوره مدیریت مان و برنامه‌ریزی مجموعه بیشتر از یک نفر، با تازه‌ترین و علمی‌ترین تکنیک‌های دنیا یاد می‌گیرید که زمانتان را بهتر مدیریت کنید و وقت بیشتری برای انجام کارهایتان ذخیره کنید. روی تصویر زیر کلیک کنید:
۱ دیدگاه دربارهٔ «مدیریت زمان چیست؟ چرا در مدیریت زمان ضعف داریم؟»
خیلی خوبه اما من در استفاده از ابزارهای دیجیتال مدیریت زمان ضعف دارم ایکاش به صورت عملی اموزش داده شود وما هم به بچه از اول بباموزیم که مدیریت کنند زمانشا ن را.