GTD چیست؟ (هنر بازدهی بدون استرس)

دیوید آلن (مشاور بهره وری آمریکایی و ابداع کننده برنامه ریزی به روش GTD) عبارتی با این مضمون دارد:

وقتی ذهن شما پر از افکار مختلف و به هم ریخته باشد، به جای فکر کردن به اهداف و رسالت زندگی، به این فکر می کند که غذای سگ و گربه ام را چه کار کنم!»

 

منظور آقای آلن این است که وقتی می توانیم از ذهنمان کلی استفاده بزرگ کنیم و آن را از چیزهای مختلف خالی کنیم، چرا باید آن را محل نگهداری افکار به درد نخور یا اولویت پایین کنیم؟

 

جی تی دی چیست؟

 

دیوید آلن برای حل این معضل، یک روش جهانی و فوق العاده ابداع کرده است. «برنامه ریزی به روش GTD»

 

ابتدا ببینیم دیوید آلن کیست، سپس مختصری در مورد روش GTD برایتان می گوییم و در مقالات بعدی این روش را که توسط محمدپیام بهرام پور به صورت کاملاً بومی و برای فرهنگ ایرانی درآمده است را بیشتر بررسی می کنیم.
در محصول حرفه ای، این بخشی ویژه و کاربردی تحت عنوان «مدیریت زمان و برنامه ریزی» قرار گرفته است. اگر این بخش را دنبا لکنید و تمرین هایش را به خوبی اجرا کنید، مطمئن باشید بعد از مدتی کوتاه می توانید زندگی تان را نظم بدهید و دستکم دو سه ساعت از وقت روزانه تان را صرفه جویی کنید.

 

مقاله زیر را هم از دست ندهید: چطور برنامه ریزی کنیم؟

 

دیوید آلن کیست؟

دیوید آلن مشاوره بهره وری و ابداع کننده روشی تازه در مدیریت زمان در سال 1945 در ایالت لوئیزیانای ایالات متحده آمریکا به دنیا آمد.

 

دیوید آلن

او در کالج جدید فلوریدا درس خواند و تحصیلات تکمیلی اش را در دانشگاه کالیفرنیا  به پایان رساند. جالب است بدانید او شغل هایی عجیب و غریب و بعضاً متفاوت داشته است.
از پیش خدمت رستوران و شعبده بازی و معلم کاراته گرفته تا فروشندگی و مدیریت پمپ بنزین و شرکت خدمات چمن زنی!
خودش می گوید تا پیش از 35 سالگی، 35 شغل مختلف را امتحان کرده است!

 

سپس شرکتی به نام موسسه دیوید آلن تاسیس کرد. او در این کمپانی، روش GTD را برای سازمان ها و شرکت های کوچک و بزرگ اجرا می کند و به این ترتیب باعث بهره وری بیشتر در این سازمان ها می شود.

 

آقای آلن کتاب مشهوری هم تحت عنوان « Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity » دارد. 

 

دیوید آلن هم اکنون با همسر چهارم خود (!) در آمستردام هلند زندگی می کند.

 

بهرام پور دیوید آلن
مصاحبه محمدپیام بهرام پور با دیوید آلن در هلند از طریق اسکایپ

 

هنر به صفر رساندن کارها!

اغلب ما مغزمان را به یک انبار برای کلی موضوع بیهوده تبدیل کرده ایم. چون نمی دانیم مغز اگر خالی باشد و ذهن اگر آزاد باشد، تا چه اندازه می تواند به موفقیت ما و رسیدن به اهداف و رویاهای ما تاثیر مثبت بگذارد.

 

روش GTD را می توانیم «روش به صفر رساندن کارهای پردازش نشده» نام گذاری کنیم. این روش به شما کمک می کند که ذهنتان را ظرف مدتی کوتاه خالی از هر چیز اضافه کنید.

مثلاً احتمالا ذهن شما هم این شکلی است:

 

  • پر از ایده هایی است که نه جایی ثبت شده و نه برنامه ای برای اجرا کردنش دارید.
  • یک لیست خرید در ذهنتان ذخیره کرده اید . اما نه فرصتش را پیدا می کنید که به خرید آن ها بروید و نه می دانید که با خودتان چند چند هستید!
  • هرچه تاریخ تولد از دوستان و عزیزانتان هست در ذهن ذخیره کرده اید و حتی با این وجود،  به احتمال زیاد سر موقع فقط تعداد کمی از آنها را به یاد می آورید!
  • میخواهید صحبتی با مدیرتان انجام دهید. آن را در ذهن دارید اما نمی دانید کِی، کجا و چطور قرار است او را ببینید و با او صحبت کنید!
  • الان نزدیک به 4 ماه است که یک وقت دندان پزشکی می خواهید بگیرید. اما هنوز هیچ برنامه ای برایش ندارید!
  • میخواهید مدرک دانشگاهتان را بگیرید، دفترچه بیمه تان را تعویض کنید، چند تلفن مهم به دوستان قدیمی بزنید، باطری کنترل کولر را عوض کنید و صدها مورد دیگر.

 

برنامه ریزی به روش GTD

 

می بینید؟ همه این موارد را در مغزتان ذخیره کرده اید. به نظر شما اگر همه این ها را از ذهنمان بیرون بکشیم و آن ها را در جایی دیگر ذخیره کنیم، برایش ترمینال های مختلفی درست کنیم، (جلوتر می گوییم که ترمینال چیست) و آنها را سازماندهی کنیم، مغز ما چقدر بازتر و بهینه تر کار می کند؟

مغزتان را درست مثل یک تخته سفید و تمیز تصور کنید. اگر آن را پر از نوشته های غیرضروری (نه لزوماً بیهوده) کنیم، آیا جایی دیگر برای نوشتن یک ایده منحصر به فرد و عالی می ماند؟

 

GTD چگونه کار می کند؟

 

روش GTD به ما کمک می کند که نه کار پردازش نشده ای داشته باشیم و نه وظایفی که دائماً یادمان برود یا در گوشه ای از ذهنمان خاک بخورد.

هدف GTD چیزی بیشتر از برقراری نظم است. GTD کمک می کند تا با ایجاد یک سیستم فوق العاده و به صورت سازمان یافته، کاری کنید که دیگر نه چیزی یادتان برود و نه ذهنتان اجازه بدهد دوباره آن را پر از چیزهای غیرضروری کنید

 

دنیل اچ پینک نویسنده کتاب «» می گوید: «هنر GTD نه تنها افزایش شدید بهره وری است، بلکه کمک میکند تا رفاه و آسودگی خاطر بسیار بیتشری را تجربه کنید.

 

یکی دیگر از اهداف GTD این است که «احساس غم انگیز یادآوری چیزهای مختلف» دیگر به سراغتان نیاید. مثلاً قرار است هفته آینده دوچرخه فرزندتان را به تعمیرگاه ببرید. ذهن شما در طول این یک هفته دائماً در تلاشی غمبار برای یادآوری این وظیفه است. تازه احتمال زیادی دارد که سرموقع آن را به یاد شما نیاورد. GTD کمک می کند از این احساسات فرسایشی رها شوید.

 

این مقاله مرتبط در مورد برنامه ریزی روزانه را هم مطالعه کنید:

10 نکته کنکوری در مورد برنامه ریزی روزانه

 

شاید پیش خودتان بگویید «این را که خودم بلدم. هرچه کار دارم روی کاغذ مینویسم و ذهنم خالی می شود.»

 

برنامه ریزی کردن با GTD

واقعیت این است که موضوع به همین سادگی ها هم نیست. شاید بتوانید با این کار کمی از شلوغی ذهن تان کم کنید، اما وقتی با عینک تفکر سیستمی نگاه کنید، می بینید که ایجاد یک سیستم عاقلانه تر از مسکن های کوتاه مدتی مثل نوشتن روی کاغذ است. پس ادامه بدهید.

 

GTD چطور کار می کند؟

آیا روش GTD با جادو و جمبل کار می کند یا با مدیتیشن باعث نظم بیشتر می شود؟ پس GTD چیست؟

نه! هرگز. GTD با وجود اینکه روشی شناخته شده و بین المللی است، ساده است و مبنای جالبی دارد. مبنای اصلی این روش یک «بهبود مستمر» است. به این ترتیب که با بهبود مستمر و رسیدگی دائمی و سازمان یافته به کارهایی که «نیاز است انجام شود»، «باید انجام شود» و «بعداً باید انجام شود»، «باید واسپاری شود» و غیره به شما این توانایی را می دهد که بزرگ فکر کنید و دیگر فکرتان را درگیر کارهای روزمره  و خیلی سطح پایین نکنید.

 

GTD بهرام پور
کلاس 5 ساعته  پیاده سازی GTD با واندرلیست توسط محمدپیام بهرام پور برای خریداران و کاربران پرامتیاز محصول «حرفه ای» در مجموعه «بیشتر از یک نفر»

 

ساختار چهار مرحله ای GTD

روش دیوید آلن بر مبنای ترمینال ها کار می کند. حالا ترمینال ها چه چیزهایی هستند؟

ترمینال به زبان ساده یعنی «محل تجمع کارهای پردازش نشده»

ما باید ترمینال هایی که در زندگی واقعی و مجازی مان وجود دارد را ابتدا پیدا کنیم.

 

سپس این ترمینال ها را  به حداکثر 6 ترمینال کاهش دهیم.

 

در مرحله بعد برای هرچیز باید یک خانه درست کنیم.

 

و نهایتاً به صورت مستمر و منظم به سازماندهی ترمینال ها بپردازیم.

 

jvldkhg fi ]i lukhsj?

 

به زبان ساده تر…

اگر فرض کنیم 200 کار مختلف را در ذهن خودمان یا در زندگی واقعی یا مجازی مان بدون دسته بندی رها کرده ایم، می خواهیم این 200 کار را در 6 دسته مختلف به صورتی دقیق دسته بندی کنیم. حتماً شما هم موافقید که رسیدگی به 6 دسته کار نسبت به 200 کار درهم و برهم چقدر می تواند منجر به بهینه تر شدن زندگی ما شود.

 

8 عادت مردمان منظم! چطور منظم باشیم؟

 

مبحث ترمینال ها نیاز به توضیحات مفصلی دارد که محمدپیام بهرام پور در محصول حرفه ای و در بخش «مدیریت زمان و برنامه ریزی» کاملاً آن را باز کرده و توضیح می دهد.
روی لینک زیر کلیک کنید:

مدیریت زمان و برنامه ریزی

 

محمدپیام بهرام پور GTD
توضیحات آقای بهرام پور در کلاس GTD بعد از بومی سازی روش جهانی  آقای دیوید آلن

GTD در چه جاهایی کاربرد دارد؟

شاید فکر کنید GTD فقط برای زندگی شخصی یا نظم بخشیدن به کارها و سازماندهی امور کاربرد دارد. اما جالب است بدانید این استراتژی برای شرکت ها، سازمان ها و کسب و کارها به صورت گسترده ای کاربرد  دارد.
آقای دیوید آلن در موسسه خود بخشی راه اندازی کرده که می تواند به کسب و کارها کمک کند تا از این مفهوم برای سازماندهی و بهره وری عمیق تر کار استفاده کنند.
او تیمی بزرگ درست کرده تا سازمان ها بتوانند از GTD برای بهبود مستمر و بهره وری بالاتری برخوردار شوند.

 

زندگینامه دیوید آلن

 

و نکته آخر اینکه با GTD می توانید خیال خودتان را راحت کنید، ذهنتان را صرف امور مهم کنید و مدیریت نظم، برنامه ها، ایده ها و وغیره را به این روش فوق العاده برنامه ریزی بسپارید. فقط یادتان باشد، ممکن است استفاده از GTD درکوتاه مدت کمی باعث تشویش یا سردرمی شود. خود آقای آلن گفته این امر کاملاً طبیعی است. اما در کوتاه مدت (بعد از 2 ماه) اثرات اولیه راحتی ذهن را خودتان حس می کنید و در دراز مدت (بازه زمانی 2 ساله) می توانید به خوبی روی این استراتژی تسلط کافی پیدا کنید.

 

همانطور که گفتیم، محمدپیام بهرام پور روش جهانی GTD را بومی سازی کرده به طوری که کاملاً متناسب با سبک زندگی ما ایرانی هاست. پس این محصول فوق العاده ( مدیریت زمان و برنامه ریزی )را از دست ندهید.

در مقالات بعدی، در مورد این روش عالی و جهانی بیشتر صحبت خواهیم کرد.

 

 

 

دیدگاه‌ خود را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

اسکرول به بالا