چگونه جلسات پرشوری در سازمان خود برگزار کنیم؟

یکی از موارد مشترک شرکت‌های موفق آن است که جلسات منظم هفتگی دارند. برگزاری جلسات می‌تواند تبدیل به کاری خسته‌کننده شود ولی اگر اصول برگزاری جلسات را بیاموزیم می‌توانیم جلسات پرانرژی و تأثیرگذار داشته باشیم. بیایید این موضوع را یک‌بار برای همیشه تغییر دهیم تا احساس بهتری داشته باشیم و دنیا را جای بهتری برای زندگی کنیم.

جلسه، سیرک یا تئاتر؟

یکی از دوستان برایم تعریف می‌کرد:

روزی در محل شرکت قرار شد جلسه‌ای برگزار کنیم. چند دقیقه ابتدایی، صرف کاغذبازی شد و هنوز شرکت‌کنندگان خودشان را جمع‌وجور نکرده بودند. سپس مدت کوتاهی به هم زل زده بودند و پس‌ازآن مدتی صرف چک کردن موبایل‌هایشان و شبکه‌های اجتماعی‌شان شد.

بالاخره یکی از حضار به حرف آمد و گفت: «این جلسه را برای چه برگزار کرده‌ایم؟ بیست دقیقه است که جلسه شروع‌شده، اما هیچ کاری نکرده‌ایم!»

همه مجدداً به هم زل زده بودند. هیچ‌کس جوابی برای این سؤالات نداشت!

با این سؤال همه فهمیدند که به‌جای جلسه، انگار به یک سیرک یا تئاتر آمده بودند! بنابراین طبیعی است که اکثر افراد از گردهمایی و جلسه بدشان بیاید و همه خیال می‌کنند که جلسات بدون هیچ نتیجه مشخصی پایان می‌یابد. این نوع چیزها همیشه در محل‌های کار هست.

اگر شما هم در این نوع فرهنگ دیوانه‌وار و بیهوده کار کنید، احتمالاً نمی‌توانید درک کنید که جلسات بزرگ چطور می‌توانند به بازدهی بالا منجر شوند و در کاهش زمان اتلاف شده مؤثر واقع شوند و باعث شکوفاتر شدن استعدادها شوند.

تغییرات فرهنگی دشوار است؛ اما غیرممکن نیست. این کار تنها با عمل اتفاق می‌افتد نه با حرف! تغییر باید از فردبه‌فرد نفرات اداره یا سازمان آغاز شود. هرکسی باید به اینکه به‌نوبه خود چه اندازه می‌تواند مؤثر باشد، آگاه باشد. اگر شما هم از جلسات نفرت دارید، این شما هستید که پتانسیل تغییر رادارید.

برای برگزاری یک جلسه خوب چه کنیم؟

برای تغییر این شرایط لازم است گام‌های جسورانه و شجاعانه‌ای برداشته شود؛ اما چگونه؟

1- ایجاد یک دستورالعمل مشخص!

مشکل اول سازمان‌ها این است که یک «دستورالعمل جلسات» برای خود درست نمی‌کنند. بدون طراحی یک دستورالعمل مشخص، نمی‌توانید انتظار داشته باشید که یک جلسه منظم و پرمحتوا برگزار شود. دستور کار نیست. طراحی یک دستورالعمل جامع برای برگزاری جلسات، کار سختی نیست. تغییرات مثبت بعدی تنها زمانی اتفاق می‌افتد که شما سازوکار منظم و محکمی برای جلسات تنظیم کنید. دستورالعمل به معنای دستور دادن نیست. بلکه قانون‌گذاری است.

برای برگزاری یک جلسه خوب، قوانینی پایه‌ای تنظیم کنید. روش معرفی موضوعات جدید و اتخاذ تصمیمات توسط شرکت‌کنندگان را مشخص کنید. قوانین رایج شامل این موارد هستند:

·       به همه شرکت‌کنندگان برای ارائه نقطه نظراتشان فرصت بدهید

·       جلسه را در موعد مقرر به اتمام برسانید و اجازه ندهید حوصله سر بر بشود. اگر این کار را انجام دهید، افراد می‌فهمند که به برنامه زمانی آن‌ها احترام می‌گذارید. حین اجرای جلسه به زمان‌بندی پایبند باشید، بنابراین هنگامی‌که به مباحث نهایی دستور کار جلسه نزدیک می‌شوید، به زمان پایان جلسه نیز نزدیک شده‌اید.

·       از انجام مکالمات جانبی پرهیز کنید.

·       از ارسال ایمیل یا تماس‌های تلفنی در حین برگزاری جلسه پرهیز کنید.

2- هدف جلسه چیست؟

یکی از مهم‌ترین مسائلی که در طراحی جلسه باید موردتوجه زیاد قرار گیرد، هدف جلسه است. جلسه باید هدف روشن و واضحی داشته باشد و مسیر آن کاملاً مشخص باشد.

3- تعیین نقش‌ها!

پس از ایجاد یک دستورالعمل، وقت آن است که هرکسی نقش خود را بشناسد. مثلاً شخصی باید مسئول «گرفتن زمان» برای جلسه باشد و درواقع زمان‌بندی و میزان هدر رفتن زمان را اندازه بگیرد تا هرروز بتوانید آن را بهینه کنید.

4- رهبر و مسئول نظم جلسه کیست؟

رهبر و مدیر جلسه باید مشخص باشد! چه کسی می‌خواهد مسیر گفتگوها را مشخص کند؟ این کاری است که یک فرد خلاق و پرانرژی باید مسئول آن باشد.

شخصی دیگر باید مسئول نظم جلسه باشد. اینکه جای هرکس کجاست؟ ترتیب قرار گرفتن صندلی‌ها چگونه باشد؟ طراحی اتاق چگونه باشد؟ (به مقاله چگونه یک اتاق را مهیای برگزاری جلسه یا سخنرانی کنیم؟ مراجعه کنید)

5- از گیمیفیکیشن غافل نشوید!

در مرحله بعد وقت آن است که گیمیفیکیشن طراحی کنید. گیمیفیکیشن یعنی شما بازی‌های ساده‌ای طراحی کنید که به پرانرژی شدن و خلاقیت بحث‌ها کمک کند و از خستگی و یکنواختی جلوگیری کند. یک دقیقه حرکات کششی در خلال جلسه می‌تواند مصداق یک گیمیفیکیشن باشد. یا مثلاً آمارهای جالبی از یک ماه گذشته شرکت ارائه دهید. همچنین مزاح و شوخی می‌تواند به جلسه طراوت ببخشد و از اضطراب آن کم کند. مزاح با فردی که بیش‌ازحد انتقاد می‌کند باعث توقف رفتار منفی و ایجاد شوخ‌طبعی در او می‌شود. حتی بسته به مورد، با انتقال جلسه به فضای باز نیز می‌توانید روحیه افراد را تازه کنید.

6- جمع‌بندی کنید!

قبل از اینکه جلسه تمام شود، همه گزینه‌هایی که گروه مطرح کرده‌اند را بررسی کنید و تصمیم بگیرید که کدام‌یک از نظرات ارزش پیگیری دارند. توافقاتی که از طریق بحث به‌دست‌آمده باشند در اولویت هستند. رأی‌گیری باید آخرین گزینه باشد، زیرا گروه را به برندگان و بازندگان تقسیم می‌کند. از تائید کردن نظرات، قبل از اینکه همه آن را بررسی کنند، بپرهیزید. به دنبال نظرات مختلف باشید و آن‌ها را لحاظ کنید، همه شرکت‌کنندگان را به درون بحث بکشید و آن‌ها را تشویق کنید که هرگونه شروط و استثنائات را نیز بیان کنند. گاهی شرکت‌کنندگان نگران‌اند که اگر نظرات خود را بیان کنند مجبور شوند اجرای آن را نیز بر عهده بگیرند. این ترس، ممکن است افراد را از ارائه پیشنهادات خوب باز دارد. به آن‌ها اطمینان بدهید که به‌راحتی نظراتشان را بیان کنند.

لطفاً از قدردانی‌های بیهوده و بسیار پیچیده که مد شده است، پرهیز کنید. باور کنید که این‌ها فقط وقت تلف کردن است. کافی است برای این کار مثلاً شیرینی تعارف کنید و یا اگر جلسه شما الکترونیکی است، یک ایمیل تشکر بفرستید.

از صورت‌جلسه غافل نشوید. اگر صورت‌جلسه تهیه نکنید، مثل آن است که جلسه‌ای برگزار نشده است. یادداشت‌ها باعث مرور مطالب جلسه می‌شوند و مواردی که باید کامل شوند را به افراد یادآوری می‌کنند.

قبل از جلسه‌ آینده، یک ایمیل یا پیامک برای اعضا بفرستید و تاریخ و ساعت جلسه را به آن‌ها یادآور شوید.