دریک تحقیق انجام شده مشخص شده بسیاری از سازمان‌های شناخته شده به‌دلیل عوامل محتلفی همچون توجیه اقتصادی پروسه برون سپاری پروژه‌های  خود را سالانه تا نزدیک 20 درصد افزایش داده‌اند. پاسخ به سوال (برون سپاری چیست؟) نه تنها در درک روند تحولات مدیریتی بلکه در بهره‌برداری از مزایای آن برای بهینه‌سازی فرآیندها و کاهش هزینه‌ها نهفته است. در این مقاله به بررسی اهمیت برون ‌سپاری، انواع آن و نکاتی می‌پردازیم که مدیران باید هنگام تصمیم‌گیری برای برون ‌سپاری پروژه‌ها در نظر داشته باشند.

مفهوم برون سپاری (Outsourcing)

برون سپاری چیست؟ برون سپاری به فرآیندی گفته می‌شود که در آن یک سازمان، برخی از فعالیت‌ها یا وظایف خود را به یک فرد یا شرکت دیگر واگذار می‌کند تا در مدت مشخصی انجام شود. این فعالیت‌ها ممکن است شامل یک پروژه کامل مانند مدیریت مرکز تماس یا امور حسابداری یا پروژه‌ای موقتی مانند تولید محتوا برای یک دوره کوتاه باشد.

این شیوه از کار، قدمتی طولانی دارد. در دوران باستان نیز حکومت‌ها وظایف خاصی را به متخصصان بیرونی می‌سپردند. برای مثال، ساخت بناهای تاریخی اغلب به معماران و صنعتگران واگذار می‌شد. حتی در روم باستان، جمع‌آوری مالیات توسط پیمانکاران انجام می‌گرفت که می‌توان آن را یکی از اولین نمونه‌های برون سپاری دانست.

نکته مهم در برون سپاری این است که معمولا شرکت‌ها فعالیت‌های اصلی و هسته‌ای خود را واگذار نمی‌کنند. برای مثال، یک موسسه آموزشی ارائه دوره‌های خود را به سازمان‌های دیگر نمی‌سپارد، اما می‌تواند امور حسابداری یا خدمات پشتیبانی را به یک شرکت تخصصی خارج از مجموعه محول کند.

استراتژی خریدن یا ساختن (Buy or Build)

تصمیم‌گیری بین خرید یا ساخت، یکی از مسائل مهم در سازمان‌هاست که در بخش‌های مختلف به چشم می‌خورد. تمامی اعضای سازمان به نوعی با این موضوع درگیرند، اما درنهایت این مدیران هستند که باید تصمیم نهایی را بگیرند. این استراتژی، یکی از دلایل اصلی گسترش مفهوم برون سپاری محسوب می‌شود.

برای اتخاذ بهترین تصمیم، ابتدا باید مشخص کنید که نیازهای سازمان چگونه تأمین خواهند شد: آیا بهتر است منابع و خدمات مورد نیاز را از بیرون تهیه کنید یا آن‌ها را در داخل مجموعه تولید کنید؟ در صورتی که خرید از بیرون را انتخاب کنید، برون سپاری بهترین راه‌حل خواهد بود. در این حالت، لازم است تیم اجرایی مناسبی را پیدا کرده و وظایف را به آن‌ها واگذار کنید.

اگر می‌خواهید با مفهوم مدیریت صحیح پروژه آشنایی بیشتری پیدا کنید، مطالعه‌ی مقالات مدیریتی زیر را توصیه می‌کنیم:

• مدیریت پروژه
• مدیریت کارکنان چیست؟
• مدیریت ذینفعان

اصطلاحاتی که باید در خصوص برون سپاری بدانید

حفظ اعتبار حرفه‌ای در هر فرآیند و صنعت بسیار مهم بوده و یکی از عواملی که حرفه‌ای بودن شما را نشان می‌دهد، آشنایی با اصطلاحات خاص آن حوزه است. در زمینه برون ‌سپاری چندین اصطلاح وجود دارد که هرکسی که در این زمینه فعالیت می‌کند، باید با آن‌ها آشنا باشد. اصطلاحات برون سپاری چیست؟

1_ Outsourcing (برون ‌سپاری)

این اصطلاح به معنی واگذاری بخشی از فعالیت‌ها و فرآیندهای سازمان به خارج از مجموعه است. واژه انگلیسی Outsourcing از ترکیب دو کلمه OUT به معنی بیرون و Source به معنی تأمین منابع به وجود آمده است. این ترکیب دقیقا مفهوم واگذاری وظایف و فعالیت‌ها به خارج از سازمان را منتقل می‌کند.

2_ Insource (درون سپاری)

درمقابل برون ‌سپاری، Insource به معنای واگذاری انجام یک فرآیند به کارکنان داخلی سازمان است. در این حالت به‌جای سپردن کار به افراد خارج از سازمان، این وظایف به تیم‌های داخلی یا حتی نیروهای دورکاری که جزء سازمان هستند، محول می‌شود.

3_ In-house (درون سازمانی)

اصطلاح In-house به فرآیندهایی اشاره دارد که باید کاملا در داخل سازمان انجام شوند و نمی‌توان آن‌ها را به نیروهای دورکار یا شرکت‌های دیگر واگذار کرد. این نوع فرآیندها نیازمند نیروی انسانی و منابع خاص داخل سازمان هستند و نمی‌توان آن‌ها را به خارج از سازمان منتقل کرد.

4_  BPO (Business Process Outsourcing)

BPO به معنای برون ‌سپاری فرآیندهای کسب‌وکار است. این اصطلاح به مجموعه فرآیندهایی اطلاق می‌شود که به خارج از سازمان واگذار می‌شوند. برخی از شرکت‌ها در یک حوزه خاص فعالیت می‌کنند و خدمات برون‌ سپاری شده مربوط به آن حوزه را به سایر کسب‌وکارها ارائه می‌دهند.

به‌عنوان مثال، مراکز تماس که به‌عنوان یک خدمات پشتیبانی مشتری برای سایر شرکت‌ها عمل می‌کنند. در این مدل، شرکت‌ها به‌جای ایجاد یک مرکز تماس داخلی، فرآیند پشتیبانی و پاسخگویی به مشتریان را به یک سازمان خارجی واگذار می‌کنند.

5_  Offshore (خارج از مرزها)

Offshore به معنای واگذاری فرآیندها یا خدمات به تیم‌ها و افراد خارج از مرزهای کشور است. این اصطلاح معمولا زمانی به‌کار می‌رود که فرآیندهای یک سازمان به کشورهای دیگر سپرده می‌شود. یکی از چالش‌های این روش، تفاوت‌های زمانی و عدم امکان ملاقات حضوری است. با این حال با توجه به رشد اینترنت و توسعه کسب‌وکارهای آنلاین، این روش بسیار گسترش یافته است.

هند یکی از فعال‌ترین کشورها در این زمینه است، جایی که فریلنسرها به ‌طور معمول پروژه‌ها را از کشورهای مختلف، به‌ویژه اروپایی و آمریکایی، دریافت می‌کنند.

آشنایی با این اصطلاحات به شما کمک می‌کند که بهتر درک کنید که چگونه فرآیندهای مختلف می‌توانند در قالب برون سپاری، درون سپاری و یا خارج از مرزها مدیریت شوند و در تصمیم‌گیری‌های استراتژیک خود از آن‌ها استفاده کنید.

انواع روش‌های برون ‌سپاری

در فرآیند برون سپاری، سازمان‌ها می‌توانند از روش‌های مختلفی برای واگذاری پروژه‌ها و وظایف خود به خارج از مجموعه استفاده کنند. این روش‌ها عبارتند از:

1_ سپردن به سازمان‌ها (Outsourcing to Companies)

برخی از فرآیندهای سازمانی به حدی تخصصی هستند که نیاز به همکاری با تیم‌های متخصص دارند. در چنین شرایطی، سازمان‌ها می‌توانند این وظایف را به شرکت‌های تخصصی که به طور خاص در این زمینه‌ها فعالیت می‌کنند، واگذار کنند. به‌عنوان مثال، دیجیتال مارکتینگ یکی از بخش‌هایی است که برای بسیاری از شرکت‌ها اهمیت زیادی دارد، اما به‌عنوان یکی از فعالیت‌های اصلی شناخته نمی‌شود.

برای همین، بسیاری از شرکت‌ها تصمیم می‌گیرند تا این وظایف را به شرکت‌هایی که در زمینه دیجیتال مارکتینگ تخصص دارند، واگذار کنند. این شرکت‌ها تیم‌هایی را برای هر بخش از دیجیتال مارکتینگ تشکیل می‌دهند و سازمان‌ها می‌توانند از این خدمات به صورت برون‌ سپاری استفاده کنند.

این نوع برون‌ سپاری به این صورت است که سازمان‌ها تمامی فعالیت‌های مربوط به بازاریابی آنلاین را به این شرکت‌ها واگذار می‌کنند و خود را از این مسئولیت‌ها رها می‌کنند. در این حالت، شرکت انجام‌دهنده مسئول است که در زمان تعیین شده، گزارش پیشرفت کار و نتایج به‌ دست آمده را به کارفرما ارائه دهد.

2_ همکاری با فریلنسرها (Freelancers)

همکاری با فریلنسرها یکی از شیوه‌های رایج برون ‌سپاری است که در آن سازمان‌ها مستقیما با افرادی که به‌ صورت مستقل کار می‌کنند، قرارداد می‌بندند. برخی از مدیران بر این باورند که در این نوع برون ‌سپاری، سازمان‌ها تنها به‌عنوان واسطه بین فریلنسرها و کارفرما عمل می‌کنند و خودشان هیچ ارزش افزوده‌ای ندارند.

این دیدگاه تا حدی درست است، زیرا در سال‌های اخیر، تعداد زیادی از سازمان‌ها به برون‌ سپاری نیاز پیدا کرده‌اند و برخی افراد سودجو به‌عنوان واسطه‌های غیرمعتبر وارد بازار شده‌اند. با این حال، بسیاری از سازمان‌ها ترجیح می‌دهند به‌جای استفاده از واسطه‌ها، به ‌طور مستقیم با فریلنسرهای معتبر قرارداد ببندند.

این فریلنسرها می‌توانند به‌ صورت دورکار پروژه‌های تعیین‌شده را پیش ببرند یا در محل شرکت حضور داشته باشند. این انتخاب به نظر کارفرما و نیاز پروژه بستگی دارد. فریلنسرها معمولا مهارت‌های خاصی را در اختیار دارند و می‌توانند کارها را با انعطاف‌پذیری بیشتر و هزینه‌های کمتر انجام دهند.

3_ برون‌ سپاری برون ‌مرزی (Offshore Outsourcing)

در سال‌های اخیر، برون‌ سپاری برون‌ مرزی به یکی از روش‌های متداول تبدیل شده است. در این نوع برون‌ سپاری، سازمان‌ها پروژه‌ها و وظایف خود را به شرکت‌ها یا افراد خارج از مرزهای کشور می‌سپارند. این روش معمولا به دلیل هزینه‌های پایین‌تر و دسترسی به نیروی کار متخصص در کشورهای دیگر انتخاب می‌شود.

به‌عنوان مثال، بسیاری از شرکت‌های اروپایی و آمریکایی برای انجام پروژه‌های خود به فریلنسرها و تیم‌های متخصص در کشورهای آسیایی، مانند هند، مراجعه می‌کنند. در صنعت خودروسازی نیز این روش مشاهده می‌شود.

برای مثال، بسیاری از شرکت‌های خودروسازی داخلی تولید قطعات ماشین را به کشورهایی مانند چین می‌سپارند و تنها فرآیند مونتاژ را در داخل کشور انجام می‌دهند. این مدل باعث کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری می‌شود، اما چالش‌هایی مانند تفاوت‌های زمانی و مسائل ارتباطی را به همراه دارد.

در مجموع، روش‌های مختلف برون ‌سپاری به سازمان‌ها امکان می‌دهد که با توجه به نیازها و شرایط خاص خود، از گزینه‌های مختلفی استفاده کنند تا به حداکثر کارایی و بهره‌وری برسند.

برای تصمیم‌گیری مؤثر در سازمان، لازم است مهارت‌های مدیریتی خود را تقویت کنید. در این زمینه، مقالات زیر می‌توانند بسیار کمک کننده باشند:

• مدیر داخلی
• مدیر اجرایی کیست؟
• کتاب های مدیریت

 

مهم‌ترین دلایل برون ‌سپاری

برون‌ سپاری به دلایل مختلفی در سازمان‌ها صورت می‌گیرد که بسته به نوع پروژه، نیازهای سازمان و استراتژی مدیریتی متفاوت است. گاهی اوقات یک شرکت ممکن است منابع لازم برای انجام پروژه را داشته باشد، اما تصمیم به برون‌ سپاری می‌گیرد تا ارتباطات و مزایای تجاری را بهتر مدیریت کند.

این نوع تصمیم‌گیری می‌تواند یک دلیل استراتژیک برای واگذاری پروژه‌ها به خارج از سازمان باشد. در ادامه به بررسی رایج‌ترین دلایل برون ‌سپاری می‌پردازیم:

1_ تمرکز بر فعالیت‌های اصلی سازمان

مدیرانی که تمام فعالیت‌های سازمان را در داخل مجموعه خود انجام می‌دهند، با چالش‌هایی مواجه می‌شوند. مدیریت تمامی فرآیندها نیازمند صرف زمان، هزینه و منابع فراوان است و امکان دارد باعث شود که مدیر نتواند بر روی اهداف اصلی سازمان تمرکز کند.

یکی از دلایل اصلی برون‌ سپاری این است که با واگذاری برخی وظایف به خارج از سازمان، مدیران می‌توانند وقت و انرژی خود را صرف فعالیت‌های حیاتی سازمان کنند. این امر البته مستلزم انتخاب صحیح گروه‌های حرفه‌ای برای انجام پروژه‌ها است تا به نتایج مطلوب برسند.

2_ کاهش هزینه‌ها

برخی از فرآیندها در سازمان ممکن است هزینه‌های زیادی به همراه داشته باشند. در این صورت، برون ‌سپاری می‌تواند به کاهش این هزینه‌ها کمک کند. واگذاری وظایف به شرکت‌ها یا افراد متخصص خارجی که توانایی انجام آن کار را با هزینه کمتر دارند، می‌تواند به صرفه‌جویی قابل توجهی در هزینه‌ها منجر شود.

3_ کمبود منابع داخلی

گاهی اوقات سازمان‌ها به منابع مورد نیاز برای انجام یک پروژه خاص دسترسی ندارند. به‌عنوان مثال، ممکن است یک سازمان نیاز به طراحی اپلیکیشن داشته باشد، اما به دلیل محدودیت در بودجه و یا نبود تیم برنامه‌نویس، نتواند این پروژه را در داخل سازمان پیش ببرد.

در چنین شرایطی، مدیران تصمیم می‌گیرند پروژه را به تیم‌های تخصصی برون ‌سپاری کرده و از این طریق از تخصص آن‌ها بهره‌برداری کنند. پس از اتمام پروژه، سازمان می‌تواند نتیجه کار را دریافت کند.

4_ صرفه‌جویی در زمان

زمان یکی از عوامل مهم در تصمیم‌گیری برای برون‌ سپاری است. تصور کنید که یک مدیر متوجه فرصت‌های مالی در بازارهای جهانی می‌شود، اما به دلیل نداشتن تخصص در زمینه ترید و سرمایه‌گذاری، نمی‌تواند به سرعت وارد این بازارها شود.

در چنین شرایطی، او می‌تواند برای صرفه‌جویی در زمان و بهره‌برداری از فرصت‌ها، یک مشاور سرمایه‌گذاری یا سبدگردان استخدام کند و پروژه را به او واگذار کند. اینکار به او امکان می‌دهد که به سرعت از فرصت‌های موجود بهره ببرد بدون اینکه مجبور باشد زمان زیادی را صرف یادگیری مهارت‌های جدید کند.

5_ دستیابی به تخصص‌های بالا

یکی از دلایل دیگر برون ‌سپاری این است که امکان دارد فرد یا تیمی در داخل سازمان قادر به انجام یک کار خاص نباشند، یا نتوانند آن کار را به بهترین نحو انجام دهند. در این شرایط، مدیران تصمیم می‌گیرند که وظیفه را به یک فرد یا تیم متخصص در آن حوزه واگذار کنند تا کار با کیفیت بالاتری انجام شود. برون سپاری به چنین تیم‌هایی امکان می‌دهد که نتیجه بهتری دریافت کنند و سازمان از این تخصص بهره‌مند شود.

درنهایت، برون ‌سپاری به سازمان‌ها امکان می‌دهد که با استفاده از منابع خارجی و تخصص‌های مختلف، کارایی و بهره‌وری خود را افزایش دهند و به بهترین شکل ممکن به اهداف تجاری خود دست یابند.

مزایا و معایب برون سپاری

در جدول زیر، مزایا و معایب برون سپاری آمده است:

مزایای برون سپاری	معایب برون سپاری
انعطاف‌پذیری بالا در نیروی کار	سختی نظارت و مدیریت پروژه
فراهم کردن زمان برای آموزش	هزینه‌های اضافی
نیاز نداشتن به فضای بزرگ	فاش شدن اطلاعات محرمانه
متخصص شدن کارها	وابستگی به تیم‌های خارجی
افزایش انعطاف و چابکی	ترس کارکنان از تعدیل نیرو
کاهش بار کاری	از بین رفتن هماهنگی سازمانی
نیاز نداشتن به بیمه	بی‌برنامگی در انجام پروژه
	فراموشی جزئیات پروژه

 

اهداف برون سپاری چیست؟

برون‌ سپاری یکی از استراتژی‌های مهم در سازمان‌ها است که برای دستیابی به اهداف خاصی انجام می‌شود. برای برون‌ سپاری موثر، لازم است که هدف مشخصی از واگذاری پروژه‌ها به خارج از سازمان داشته باشید. اهداف برون‌ سپاری بسته به نوع پروژه، نیازهای سازمان و شرایط خاص هر پروژه می‌تواند متغیر باشد. اهداف برون سپاری چیست؟

1_ اهداف سیاسی

یکی از اهداف برون ‌سپاری که بیشتر به برون‌ سپاری‌های بین‌المللی (Offshore) مربوط می‌شود، تقویت روابط سیاسی بین کشورها است. در این حالت امکان دارد دو کشور به منظور تقویت روابط تجاری یا دیپلماتیک خود، پروژه‌های مهمشان را به یکدیگر واگذار کنند. این نوع برون‌ سپاری می‌تواند به گسترش همکاری‌های دوطرفه کمک کند.

2_ اهداف اقتصادی

صرفه‌جویی در هزینه‌ها یکی از اصلی‌ترین اهداف برون ‌سپاری است. واگذاری پروژه‌ها به خارج از سازمان می‌تواند به کاهش هزینه‌های اجرایی، استخدام نیرو و تأمین منابع کمک کند. اینکار به سازمان‌ها امکان می‌دهد که از هزینه‌های اضافی جلوگیری کنند و منابع خود را به امور مهم‌تر اختصاص دهند.

3_ اهداف استراتژیک

گاهی اوقات براساس استراتژی‌های سازمانی و مدیریتی، تصمیم به برون‌ سپاری برخی از فعالیت‌ها گرفته می‌شود. برای مثال، یک سازمان ممکن است تصمیم بگیرد که تنها بر روی اهداف اصلی خود تمرکز کرده و سایر فعالیت‌های حاشیه‌ای مانند حسابداری، بازاریابی یا پشتیبانی مشتری را به شرکت‌های خارجی واگذار کند. این نوع برون ‌سپاری به سازمان کمک می‌کند که منابع خود را به بهترین نحو مدیریت کرده و به اهداف بلندمدت خود برسد.

4_ اهداف فنی و بهبود کیفیت

برخی اوقات ممکن است سازمان‌ها توانایی دسترسی به تجهیزات یا تکنولوژی‌های جدید نداشته باشند. در این صورت، آن‌ها می‌توانند تولید محصولات یا انجام برخی فرآیندها را به شرکت‌هایی واگذار کنند که به فناوری‌های پیشرفته‌تر و ‌بروزتری دسترسی دارند. این امر به آن‌ها کمک می‌کند تا بتوانند به نیازهای مشتریان پاسخ دهند و رضایت بیشتری کسب کنند، بدون آنکه مجبور باشند خودشان تجهیزات جدید خریداری کنند.

درنهایت، برون‌ سپاری به سازمان‌ها امکان می‌دهد که به‌ طور موثری منابع و زمان خود را مدیریت کرده و به اهداف خود در زمینه‌های مختلف اقتصادی، استراتژیک و فنی دست یابند.

تفاوت برون سپاری با دورکاری

درک درست از مفهوم برون سپاری مستلزم این است که بدانیم چه چیزهایی برون ‌سپاری محسوب نمی‌شوند. بسیاری از افراد به اشتباه، فریلنسری و دورکاری را معادل برون ‌سپاری می‌دانند، درحالی که این مفاهیم تفاوت‌های اساسی دارند.

برون‌ سپاری در شرایط زیر صدق نمی‌کند:

1. زمانی که یکی از کارکنان برای مدتی طولانی به مرخصی می‌رود و نیروی موقتی جایگزین او می‌شود.
2. وقتی کارکنان سازمان، وظایف خود را از خانه انجام می‌دهند (دورکاری)، اما همچنان جزئی از شرکت هستند.
3. در صورتی که پروژه‌ای به فردی خارج از سازمان سپرده شود، اما او تحت مدیریت مستقیم شما قرار بگیرد، نظارت کامل بر کار او داشته باشید یا از او بخواهید در این مدت با مجموعه دیگری همکاری نکند.

پس برون سپاری چیست؟ به معنای واگذاری یک کار یا پروژه به یک تیم یا فرد متخصص خارج از سازمان است، درحالی که در دورکاری، کارمندان همان مجموعه صرفا از راه دور فعالیت می‌کنند.

مثال‌هایی از برون سپاری

برون ‌سپاری می‌تواند شامل وظایفی باشد که جزء رسالت اصلی سازمان نیستند، اما برای رسیدن به اهداف سازمان ضروری‌اند. در ادامه به برخی از رایج‌ترین مثال‌ها از برون ‌سپاری در سازمان‌ها اشاره می‌کنیم:

1_ برون ‌سپاری مرکز تماس

برای برقراری ارتباط با مشتریان، بسیاری از کسب‌وکارها مرکز تماس خود را به شرکت‌های تخصصی واگذار می‌کنند. اینکار به آن‌ها کمک می‌کند تا پاسخگویی به مشتریان را به صورت موثرتر و کم‌هزینه‌تری انجام دهند.

2_ برون ‌سپاری تولید محتوا

تولید محتوا یک فعالیت تخصصی است که به زمان و مهارت زیادی نیاز دارد. به همین دلیل، بسیاری از سازمان‌ها اینکار را به تیم‌های خارجی یا فریلنسرها واگذار می‌کنند تا بتوانند محتوای متنی، تصویری یا ویدیویی را برای وب‌سایت و شبکه‌های اجتماعی خود تهیه کنند.

3_ برون ‌سپاری حسابداری

حسابداری یک فرآیند حساس است که می‌تواند به تیم‌های حسابداری خارج از سازمان واگذار شود. اینکار می‌تواند به صورت ماهیانه یا فصلی صورت بگیرد و به سازمان‌ها امکان می‌دهد که از تخصص حسابداران بهره‌برداری کنند، بدون اینکه نیاز به استخدام دائمی نیروی داخلی داشته باشند.

4_ برون‌ سپاری بازاریابی

فرآیند بازاریابی را می‌توان به خارج از سازمان سپرد، اما باید با دقت و برنامه‌ریزی انجام شود. به‌ویژه در بازاریابی آنلاین، بسیاری از کسب‌وکارها اینکار را به تیم‌های حرفه‌ای واگذار می‌کنند یا از روش‌هایی مثل افیلیت مارکتینگ بهره می‌برند.

5_ برون‌ سپاری فعالیت‌های IT

فعالیت‌های مرتبط با برنامه‌نویسی و تکنولوژی، به‌ویژه در پروژه‌های موقت، اغلب به تیم‌های تخصصی خارج از سازمان سپرده می‌شود. بسیاری از سازمان‌ها برای اطمینان از تخصص بالا، اینکارها را به نیروهای Offshore واگذار می‌کنند.

این موارد نشان می‌دهند که برون ‌سپاری می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا منابع خود را بهتر مدیریت کرده و تمرکز بیشتری بر روی وظایف اصلی خود داشته باشند.

مشکلات برون‌ سپاری در ایران

برون‌ سپاری در ایران با چالش‌هایی مواجه است که در کشورهای دیگر امکان دارد وجود نداشته باشد. به همین دلیل، مدیران ایرانی نیاز دارند که راهکارهای خاصی برای مدیریت این مسائل پیدا کنند. در ادامه به برخی از مهم‌ترین مشکلات برون ‌سپاری در ایران اشاره می‌کنیم:

1. عدم وجود نهاد مشخص برای نظارت و پیگیری کار فریلنسرها
2. کمبود نیروی متخصص و ماهر در برخی حوزه‌ها
3. پایین بودن کیفیت کار نهایی در برخی پروژه‌ها
4. نگرش منفی نسبت به برون ‌سپاری در برخی از افراد (که با رشد فریلنسینگ درحال تغییر است)
5. تاخیر در تحویل پروژه‌ها و به‌هم خوردن زمان‌بندی‌ها
6. عدم آگاهی کافی در مورد فرآیند برون ‌سپاری و مدیریت پروژه‌های برون‌ سپاری شده

آیا می‌توان برون‌ سپاری را مدیریت کرد؟

یکی از دلایل اصلی مشکلات برون‌ سپاری چیست؟ کمبود مهارت در مدیریت آن است. بسیاری از مدیران بدون برنامه‌ریزی مناسب، پروژه‌ها را به اولین فریلنسر یا شرکت پیدا شده واگذار می‌کنند و در صورت بروز مشکلات، از کیفیت پایین کار گلایه می‌کنند. درواقع، نیمی از این مشکلات ناشی از عدم مدیریت صحیح است.

برای مدیریت برون ‌سپاری، ابتدا باید دلایل و اهداف خود برای واگذاری پروژه را مشخص کنید. سپس مزایا و معایب اینکار را ارزیابی کرده و تصمیم بگیرید که آیا برون سپاری مناسب است؟ در مرحله بعد، فرد یا گروه مناسب را برای انجام پروژه انتخاب کرده و با آن‌ها قراردادی شفاف و دقیق تنظیم کنید تا از بروز مشکلات بعدی جلوگیری شود.

آیا مدیریت برون ‌سپاری در طول پروژه ادامه دارد؟

برون‌ سپاری به این معنا نیست که مدیران باید انجام‌دهندگان پروژه را تنها بگذارند و فقط در پایان قرارداد به آن‌ها مراجعه کنند. برعکس، مدیریت برون‌ سپاری باید در طول پروژه ادامه یابد، به‌ طوری ‌که مدیر باید روند پروژه را پیگیری کند و از پیشرفت آن مطلع باشد. لازم نیست به جزئیات دقیق پروژه وارد شوید، بلکه کافی است در زمان‌های مشخص از وضعیت آن آگاه شده و اطمینان حاصل کنید که پروژه طبق برنامه پیش می‌رود.

کتاب‌های مهم در زمینه برون ‌سپاری کدامند؟

برون ‌سپاری هرچند پدیده جدیدی نیست، اما در دهه‌های اخیر به‌ویژه از سال ۱۹۹۰ تا ۲۰۱۰، توجه بیشتری از سوی نویسندگان مدیریت و کسب‌وکار جلب کرده است. در این مدت، کتاب‌های متعددی درباره این موضوع نوشته شده که برخی از آن‌ها به مسائل عمومی برون‌ سپاری و برخی دیگر به برون ‌سپاری در زمینه‌های خاص پرداخته‌اند.

1_کتاب برون‌ سپاری (استیون برگ)

این کتاب برای کسانی که به‌ دنبال یک راهنمای عمومی در مورد برون‌ سپاری هستند، مناسب است. استیون برگ به تفصیل انواع مختلف برون‌ سپاری مانند حسابداری، مهندسی و منابع انسانی را بررسی کرده و به نکات مدیریتی مهم مانند برنامه‌ریزی دوران گذار، نقاط کنترل و اندازه‌گیری شاخص‌های عملیاتی پرداخته است. این کتاب مفید است اما باید توجه داشت که برخی مثال‌ها و داستان‌ها قدیمی هستند.

2_کتاب برون ‌سپاری (برک‌هولدر)

این کتاب نسبت به کتاب استیون برگ ساده‌تر بوده و بیشتر به تعریف برون‌ سپاری و مزایا و معایب آن پرداخته است. برک‌هولدر با ارائه مثال‌های عملی در حوزه منابع انسانی و فعالیت‌های تخصصی، مفاهیم برون‌ سپاری را برای خواننده روشن می‌کند. این کتاب بیشتر به افراد تازه‌کار در حوزه برون ‌سپاری توصیه می‌شود.

3_  کتاب برون ‌سپاری فناوری اطلاعات (کیرک امانت)

این کتاب تخصصی‌تر است و به برون‌ سپاری خدمات فناوری اطلاعات می‌پردازد. موضوعاتی چون برون‌ سپاری فرایندهای IT، برون ‌سپاری برون‌ مرزی و چالش‌های آن، در این کتاب بررسی می‌شوند. اگرچه این کتاب به ‌طور کلی تخصصی بوده، اما مقدمه بیست صفحه‌ای آن منبع ارزشمندی برای شروع تحقیق در زمینه برون‌ سپاری به ‌طور عمومی است.

این کتاب‌ها نقطه آغاز خوبی برای مطالعه در زمینه برون‌ سپاری فراهم می‌آورند و می‌توانند به شما در درک بهتر این مفهوم و اجرای موفق آن کمک کنند.

چطور یک سازمان مناسب برای برون ‌سپاری پروژه انتخاب کنیم؟

برای برون‌ سپاری پروژه، انتخاب انجام‌دهنده مناسب یکی از چالش‌های اصلی مدیران است. اگر به دقت عمل کنید، تنها یکبار باید وقت بگذارید و برای پروژه‌های بعدی به همان فرد یا تیم مراجعه کنید. در غیر این صورت، مجبور خواهید شد این فرایند را مکررا تکرار کنید. در ادامه چند نکته برای انتخاب یک سازمان مناسب برای برون‌ سپاری آورده شده است:

1. نمونه‌کارهای قبلی انجام‌دهنده را با دقت بررسی کنید.
2. قبل از عقد قرارداد، یک پروژه کوچک به‌ طور آزمایشی به انجام‌دهنده واگذار کنید.
3. در صورت امکان، با کارفرماهای قبلی صحبت کنید و از رضایت آن‌ها جویا شوید.
4. اطمینان حاصل کنید که انجام‌دهنده قادر به انجام تمامی وظایف مورد نظر شما است.
5. قراردادی دقیق و شفاف تنظیم کرده و تمام انتظارات خود را بیان کنید.
6. از افراد متخصص در حوزه مورد نظر مشورت بگیرید یا از آن‌ها بخواهید فرد مناسب را معرفی کنند.

کلام آخر

درنهایت برون ‌سپاری به‌عنوان یک راهکار موثر، می‌تواند نقش بزرگی در بهبود عملکرد و کاهش هزینه‌های سازمان‌ها ایفا کند. اما برای موفقیت در این مسیر، ضروری است که مدیران با دقت به انتخاب شریک مناسب و مدیریت صحیح پروژه‌ها بپردازند. درک درست از اینکه برون ‌سپاری چیست؟ و چگونه می‌توان از آن بهره‌برداری کرد، اولین قدم در راه بهینه‌سازی فرآیندها و دستیابی به نتایج مطلوب است.

به‌ویژه اینکه این روند نیاز به برنامه‌ریزی دقیق و نظارت مستمر دارد. برای کسب اطلاعات بیشتر درباره نحوه استفاده از برون‌ سپاری در کسب‌وکارها و روش‌های کارآمد آن، از سایت بیشتر از یک اطلاعات بگیرید.