فن بیان در مدیریت پروژه

فن بیان در مدیریت پروژه چه اهمیتی دارد؟ تا به حال شده بخواهید با مدیر بالا دستی تان راجع به پروژه ای صحبت کنید؟ یا اینکه بخواهید گزارش فعالیت های یک پروژه که در حال حاضر مشغول به کار هست را در اختیار مدیر بالادستی تان قرار بدهید؟
به این فکر کنید که تا الان چه قدر در این زمینه موفق بودید و می توانستید چه قدر آن را بهتر کنید؟

اهمیت فن بیان در مدیریت پروژه

فن بیان در مدیریت پروژه، مهارتی حیاتی است که به مدیران در برقراری ارتباط موثر، ایجاد اعتماد و هدایت تیم به سوی موفقیت کمک می‌کند. اما چرا فن بیان برای مدیران پروژه تا این حد اهمیت دارد؟ در ادامه بیشتر به این موضوع پرداخته ایم.

جلب توجه سرمایه‌گذاران با ارائه حرفه‌ای

به‌عنوان مدیر پروژه، دائما با افراد سرمایه‌گذار در ارتباط خواهید بود و این شما هستید که باید سرمایه‌گذاران را با اهداف تجاری پروژه همراه کنید. به همین خاطر، به‌عنوان مدیر پروژه، بیشتر از هرچیز دیگری باید روی فن بیان‌تان کار کنید.

مدیران و سرمایه‌داران علاقه‌ای به خواندن متون طولانی و سنگین ندارند، شاید در جریان جزئیات کار شما نباشند و حتی تخصص شما را نداشته باشند. تنها خواسته سرمایه‌گذاران این است که به صورت منظم در جریان پیشرفت پروژه قرار بگیرند.

اگر در ارائه‌های خود فرصت برقراری ارتباط موثر را لحاظ کرده باشید و سهام‌داران را در جریان وضعیت پروژه قرار دهید، به اهداف‌تان نزدیک‌تر خواهید شد. حتی گاهی‌اوقات می‌توانید یک سخنرانی عمومی تنظیم کنید و با اجرای آن، توانایی‌های خود را ارائه کنید.

ایجاد اثرمثبت حتی در بدترین شرایط

همه ما در زندگی اتفاقات و اخبار منفی را تجربه کرده‌ایم و مدیران پروژه هم از این قاعده مستثنی نیستند. می‌توان این‌طور گفت که مدیران پروژه گاهی‌اوقات مجبور هستند خبرهای ناخوشایند را به کارکنان و همکاران خود اطلاع دهند اما نحوه ارائه این اتفاقات، کلیدی و اثرگذار است.

به‌عنوان مدیر پروژه، به هیچ‌وجه نباید به سرزنش دیگران بپردازید یا فردی را مقصر یک اتفاق بدانید. با مقصر دانستن دیگران، به جای این‌که مسئولیت‌پذیری اعضای گروه‌تان را بالا ببرید، آنها را بدحال کرده و افراد را در حالت تدافعی قرار می‌دهید.

در کلام و بیان‌تان، احساس گناه را منتقل نکنید. اعضای تیم شما هم انسان هستند و شرایط خاص خودشان را دارند، نباید تصور کنید که یکی از اعضا کم‌کاری داشته یا تمام تلاشش را نکرده است. به این خاطر که این تصور، قرار نیست چیزی را تغییر دهد.

به‌عنوان مدیر پروژه، تجزیه‌و‌تحلیل اتفاقات منفی و پیدا کردن مقصر را فراموش کنید. به این فکر نکنید که “چرا این اتفاق افتاد؟”. به‌جای آن، روی “چطور این اتفاق رخ داد؟” تمرکز کنید، مشکل را ریشه‌یابی کنید و برای هرکدام از ریشه‌های این مشکل چندین راهکار متناسب اتخاذ کنید.

کاهش تعارض و اختلاف‌های بین اعضای تیم

تصور کنید مدیر یک پروژه چند میلیاردی هستید و ماه‌ها روی پروژه‌تان متمرکز بوده‌اید. اما حالا که نوبت به سرمایه‌گذاری رسیده است، یک اختلاف کوچک پیش می‌آید و همه‌چیز به هم می‌ریزد. این اختلاف می‌تواند به‌خاطر تصمیم‌های شما در مورد نحوه اجرای پروژه باشد.

در برخی موارد، ممکن است احتمال وقوع یک آسیب وجود داشته باشد، یا اینکه محیط‌زیست در معرض خطر قرار بگیرد. همه این موارد، مثالی از تعارض و اختلاف هستند. اگر روی فن بیان‌تان کار نکرده باشید و نتوانید مسیر حل‌تعارض را به درستی طی کنید، سرمایه‌گذاران متقاعد نخواهند شد. در نتیجه نمی‌توانید پروژه و استراتژی‌هایتان را پیش ببرید.

اگر مدیر پروژه به ابزار قدرتمند فن بیان مجهز باشد، افکار، ایده و خواسته‌هایش را به شکل کامل با اعضای تیم درمیان می‌گذارد. همچنین با جهت‌دهی درست به منابع‌مالی و انسانی، به اهداف خود نزدیک و نزدیک‌تر خواهد شد.

 

برای دانلود این هدیه فرم زیر را تکمیل کنید

فن بیان در مدیریت پروژه

 

 

کافیست اطلاعات زیر را پر کنید، تا فایل صوتی در اختیار شما قرار گیرد.

 

چرا شرکت‌ها به مدیر پروژه نیاز دارند؟

مدیر پروژه کارایی سازمان‌ها را افزایش می‌دهد اما این تنها دلیل نیازمندی شرکت‌ها به مدیر پروژه ماهر و باتجربه نیست. اصلی‌ترین دلیلی که باعث شده شرکت‌ها به دنبال مدیر پروژه مورد اعتماد باشند، کاهش هزینه‌های مالی است.

مدیر پروژه وظیفه دارد جلوی هدررفت منابع را بگیرد، پروژه را در زمان تعیین شده تکمیل کرده و تحویل دهد و علاوه‌بر‌آن، پروژه را مطابق بودجه درنظر گرفته شده جلو ببرد. به‌همین خاطر، فن بیان و ارتباط موثر را باید از بدیهی‌ترین مهارت‌های مدیران پروژه بدانیم.

اگر ابزار فن بیان در مدیریت پروژه به درستی به‌کار گرفته نشود، هدررفت منابع مالی را به‌وضوح می‌توان مشاهده کرد. از دیگر وظایف مدیر پروژه، بررسی تطابق پروژه با نیازهای شرکت است و این موضوع به پیشرفت کسب‌وکارها کمک بسیار زیادی می‌کند.

شرکت‌ها اغلب به دنبال رقم‌زدن نوآوری‌های مداوم هستند و می‌خواهند رشد هدف‌محوری را تجربه کنند. این موضوع کسب‌وکارها را به سمت پروژه‌های بزرگ هدایت می‌کند اما گاهی‌اوقات، ممکن است پروژه بیش‌ازحد بزرگ باشد و این اتفاق معمولا نتیجه عکس دارد.

از مهم‌ترین مزایای وجود مدیر پروژه در شرکت‌ها، ایجاد تمایز و برتری نسبت به دیگر رقبا است. در واقع کسب‌وکارها در تلاش هستند با استخدام افراد شایسته و استفاده از تجربیات تخصصی آنها، پروژه‌هایی را آغاز کنند که امکان اجرای آن توسط کسب‌و‌کارهای رقیب وجود ندارد.

با این حال، تسلط مدیر پروژه روی مهارت فن بیان و ارتباط موثر نسبت به وجود تخصص و مهارت‌های فنی اهمیت بیشتری دارد. به‌این خاطر که بهره‌گیری که از فن بیان و مهارت‌های نرم، سبب کاهش سردرگمی، ایجاد انگیزه، تجربه کار تیمی ایده‌آل و دست‌یابی موفقیت می‌شود.

تکنیک‌ها و اصول فن بیان در مدیریت پروژه

این 3 راهکار باعث بهبود ارتباط موثر و فن بیان در مدیریت پروژه خواهد شد:

بازخورد بگیرید (اصول فن بیان)

برای بهبود مهارت‌های ارتباطی و یادگیری اصول سخنرانی و فن بیان ، در اولین گام لازم است اهداف، تجربیات و مهارت‌هایتان را با دیگران به اشتراک بگذارید. مثلا می‌توانید با همکارتان ارتباط موثر برقرار کنید و ایده‌هایتان را به صورت دقیق و عمیق، مطرح کنید.

به‌عنوان مدیر پروژه برای خودتان اهداف ارتباطی تعیین کنید. به این موضوع فکر کنید که با چه افرادی می‌توانید ارتباط خوبی برقرار کنید و در مقابل چه افرادی به فن بیان بهتری نیاز دارید؟ همچنین، زندگی افراد موفق را بررسی کنید و مهارت‌هایی که در مدیریت پروژه به آنها کمک کرده است را پیدا کنید. این مهارت‌ها را به یادداشت‌های خود اضافه کنید.

از دیگران بخواهید که به شما بازخورد بدهند

برای بهبود مهارت‌های ارتباطی و فن بیان در مدیریت پروژه، از دیگر اعضای گروه بخواهید که به شما بازخورد بدهند. می‌توانید با استفاده از ابزارهای موجود، یک نظرسنجی ایجاد کنید و آن را برای اعضای تیم خود ارسال کنید.

در این نظرسنجی سوالات هوشمندانه و مرتبط با فن بیان و ارتباطات قرار دهید. از اعضای تیم در مورد تکنیک‌های ارتباطی کارآمد بپرسید و از آنها بخواهید تجربه‌هایشان را به اشتراک بگذارند. این نظرسنجی ممکن است با قدردانی افراد همراه باشد و احساس خوبی را به شما منتقل کند.

یافته‌های علمی جدید را دنبال کنید

مهارت‌های ارتباطی و فن بیان را از منابع مختلف دنبال کنید و خودتان را به یک مقاله آموزشی محدود نکنید. در واقع لازم است از مشاوره استفاده کنید، کتاب بخوانید، مربی ارتباطی و فن بیان داشته باشید و یک حوزه خاص را انتخاب کنید و در آن زمینه پیشرفت کنید.

در شبکه‌های اجتماعی، جدیدترین یافته‌های علمی را دنبال کنید، به پادکست‌های مرتبط گوش کنید و با دیگران به اشتراک بگذارید، همین‌طور در سیمنارها و دوره‌های آموزشی شرکت کنید.

چطور بازخورد بدهیم و بازخورد بگیریم؟

بازخورد می‌تواند مثبت یا منفی باشد و مدیران پروژه باید عادت بازخورد دادن را در خود شکل دهند. همچنین باید از تمام نظرات دیگران استقبال کرده و بدون توجه به مثبت یا منفی بودن آن، انگیزه افراد برای نظر دادن را تقویت کنند.

در فرایند اجرای پروژه شاهد بروز تعارض‌های مختلف خواهید بود و این وظیفه شماست که مشکلات را بررسی کنید، بازخورد بدهید و تعارض‌ها را برطرف کنید.

برای ارائه بازخورد، به نکات زیر که از مهم‌ترین اصول سخنرانی و فن بیان هستند، توجه داشته باشید:

مهربان اما شفاف باشید: مطمئن شوید که دلسوز و مهربان هستید. نباید به گونه‌ای صحبت کنید که کارمندان احساس حقارت و بی‌اهمیتی کنند! دقیق و شفاف باشید و تاجایی که می‌توانید، در صحبت‌هایتان مثال بیاورید تا پیام‌هایتان را به صورت واضح منتقل کنید.

فعالانه گوش کنید (اصول سخنوری): کارمندان دوست دارند به اندازه کافی شنیده شوند، به‌عبارت دیگر می‌خواهند احساس محترم بودن را تجربه کنند. از مهم‌ترین اصول سخنوری این است که در طول گفتگو، عجله نداشته باشید، سکوت کنید و به نیازها و نگرانی‌های کارمندان‌تان توجه بیشتری داشته باشید.

به کارمندان‌تان اطمینان بدهید که متوجه حرف‌هایشان شده‌اید و به آنها رسیدگی خواهید کرد. مثلا می‌توانید نکات بیان شده را یادداشت کنید و آنها را در جریان اقدامات صورت گرفته قرار دهید.

مسائل را شخصی نکنید: زمانی‌که افراد یک گفتگوی شامل بازخورد دادن را تجربه می‌کنند، به‌سادگی می‌توانند همه‌چیز را شخصی کنند یا رفتار توهین‌آمیز داشته باشند. ساده‌ترین کار همین شخصی‌سازی است اما این کار هیچ فایده‌ای ندارد.

به‌جای شخصی‌سازی سعی کنید کارمندان‌تان را درک کنید و از انتقادهای آنها بیشترین بهره را ببرید.

به زمان و مکان توجه داشته باشید: این وظیفه شماست که قبل از گفتگو، شرایط را مورد بررسی قرار دهید و بازخوردتان را به صورت رسمی یا غیررسمی بیان کنید. برای تجربه یک گفتگوی صادقانه، توجه به این نکته ضروری است.

زبان‌بدن مثبت داشته باشید: در طول گفتگو باید خودتان احساس راحتی داشته باشید و به کارمندان‌تان این احساس را منتقل کنید. این نکته را فراموش نکنید، زمانی‌که در حال ارائه بازخورد هستید، نباید افراد را در شرایط نامطلوب و ناخوشایند قرار دهید.

 

• بیشتر بخوانید: چگونه روان و شمرده حرف بزنیم؟ + 14 راه مؤثر و کاربردی
• بیشتر بخوانید: چطور نه بگوییم ؟ + ویدئوی آموزش نه گفتن
• بیشتر بخوانید: آموزش صداسازی
• بیشتر بخوانید: لحن صحبت

 

توضیحاتی در مورد فایل صوتی فن بیان در مدیریت پروژه

اگر دوست دارید که گزارشات موثری ارائه کنید و زحماتی که کشیده اید را به بهترین نحو ممکن ارائه دهید حتماً به این فایل صوتی گوش دهید.

در این فایل صوتی از محمدپیام بهرام پور 5 موضوع کاربردی را به شما خواهیم گفت که با رعایت آن ها بتوانید گزارشات موثری را به مدیرتان ارائه کنید تا اثرگذار بوده و پاسخ مناسبی دریافت کنید.

گزیده ای از فایل صوتی فن بیان در مدیریت پروژه:

1.استفاده از واژه های تخصصی در ارتباطات عمودی ممنوعه

خیلی مهم هست بدانیم در چه فضاهایی از اصطلاحات تخصصی استفاده کرده و چه زمان هایی پرهیز کنیم.

2.تا حد ممکن صحبت تان را ساده سازی کنید

فکر کنید که برای مادربزرگ تان می خواهید گزارش تان را ارائه کنید.

3.بمباران اطلاعاتی ممنوع!

چه اطلاعاتی را باید منتقل کنیم و کدام را منتقل نکنیم؟

4.به اعداد و ارقام جان بخشی کنیم…

اعداد و ارقام را چطور بگوییم که شخص مقابل مان گیج نشود.

5.چرا مدیرم باید به صحبت من گوش دهد؟

صحبت من چه فایده ای را به طرف مقابلم می رساند؟

 

در کامنت های همین صفحه برامون از تجربیات تون بنویسید که قبلاً توی این شرایط چی کار می کردید و الان می خواهید چیکار کنید؟