چگونه به مدیران ارشد خود، ارائه و گزارش دهیم؟

سرفصل های مهم این مقاله:

حتما تا حالا برای خودتان یا اطرافیانتان  حداقل یک بار پیش آمده که بخواهید جلوی مدیر یا مدیران خودتان، گزارش کار ارائه دهید یا آن ها از شما خواسته اند، مثلاً ساعت 2 بعد از ظهر آماده باشید تا به اتاقشان بروید و یک گزارش سریع السیر به آنها بدهید. می دانید در این مواقع باید چه کار کنید؟ اصول ارائه به مدیران را بلدید؟ می دانید چطور باید به مدیران گزارش بدهید؟ تا پایان همراه ما باشید…

این چالش برای برای بسیاری از کارمندان هم می تواند یک فرصت رویایی باشد و هم یک کابوس ترسناک! ایستادن در مقابل مقامات ارشد در خیلی از مواقع نشانه این است که شما در موقعیت خوبی از نظر کاری هستید. چون هر کسی این فرصت را پیدا نمی کند که به اتاق مدیران ارشد شرکت یا کارخانه برود و با آنها هم صحبت شود؛ بنابراین، هرگز نباید این فرصت طلایی را از دست بدهید. شما باید خونسردی خود را حفظ کنید و به اندازه کافی متواضع باشید تا آنها به شما گوش دهند.

ایستادن در مقابل مقامات ارشد

این تمام ماجرا نیست! واقعیت این است که مدیران اجرایی ارشد، یکی از سخت‌ ترین تماشاگران سخنان شما هستند، مهم نیست چقدر تجربه صحبت کردن داشته باشید، همیشه جلوی مدیران رده بالا، استرس خواهید گرفت.

این مقاله سه چالش مهم را مطرح خواهد کرد و به شما کمک می کند که مهارت های ارائه و گزارش دادن به مدیران ارشد را یاد بگیرید و مطمئن شوید که به اندازه کافی برای چالش‌هایی که قرار است پیش رو داشته باشید، آماده باشید.

 

چالش اول: وقت مدیران رده بالا، بسیار ارزشمند است!

هر کس در این سیاره دارای زمان محدودی است، اما زمان، به ویژه برای مدیران اجرایی که وقتشان را برای طیف وسیعی از مسئولیت ها و لیست های بی پایان باید تقسیم کنند، بسیار بسیار ارزشمندتر است. برنامه های روزانه آنها به شدت فشرده است و مغز آنها اغلب باید به موضوعات مختلف فکر کنند. بنابراین، به خودتان تبریک بگویید! چون با این همه مشغله، وقتی که یک «زمان کوتاه» به شما اختصاص داده اند، یعنی اینکه «ارزشش را داشته اید!» حالا باید چه کار کنید

– برای اطمینان یافتن از اینکه زمان را به درستی مدیریت می کنید و از همین زمان محدود نهایت استفاده را می برید، تمام نکات و سرفصل هایی که می خواهید بگویید را در یک برگه کوچک یادداشت کنید. سعی کنید یادداشتتان قوی و پرشور باشد. این کار توجه آنها را جلب می کند. اگر برای ارائه و جلسه خود یادداشتی را آماده نکنید، استرس بیشتری می گیرید و فشار بیشتری به شما وارد می شود.

– از لحظه‌ای که شروع به صحبت می‌کنید، می‌خواهید مسیر صحبت هایتان را کاملاً روشن و شفاف کنید. قبل از آن دقیقاً باید بدانید که مدیران از شما چه می خواهند و با چه هدفی وقت ارزشمندشان را به شما داده اند.

– در حالی که ارائه خود را آماده می‌کنید، مطمئن شوید که می‌توانید همه چیز را در مدت‌ زمان اختصاص‌ یافته بیان کنید. یادتان باشد، کسی که می گوید «وقت به من اجازه نداد که صحبت هایم را تمام کنم» یعنی مدیریت صحیح زمان را بلد نیست!

چگونه به مدیران ارشد خود گزارش کار ارائه دهیم؟

 

چالش دوم: مدیران ارشد فوراً می خواهند بدانند: «خب که چی!!»

مدیران ارشد موظف به تصمیم‌ گیری در مورد تصمیمات یا ریسک بالا در یک شرکت هستند. اعمال و انتخاب‌های آن‌ها مسیری را تعیین می‌کند که شرکت قصد انجام آن را دارد.
برای اینکه توجه آن‌ها را به خود جلب کنید و آن‌ها را وادار کنید به پیشنهاد شما گوش دهند، باید فورا به یک نقطه عطف برسید؛ یعنی چی؟ به زبان ساده بگویم. مدیران در جلسه میخواهند بدانند: «خب که چی؟ زودتر برو سر اصل مطلب و حرفاتو بزن»

– از همان اول، آن‌ها می‌خواهند بدانند چرا باید به آنچه می‌گویید توجه کنند. آن‌ها برای تعریف کردن جوک، خاطرات شخصی، یک داستان طولانی و یا یک مقدمه خنده‌ دار را ندارند. در عوض، آن‌ها می‌خواهند بدانند چه چیزی در چنته دارید که برای کسب و کارشان خوب است و چگونه به رشد آن‌ها کمک می‌کند. به همین دلیل، شما می‌خواهید مطمئن شوید که در حال ارائه موضوعی هستید که آن‌ها توافق کردند زمان صرف گوش دادنش کنند.

– اگر اسلاید آماده کرده اید، خلاصه ای از آن را در شامل یک مرور کلی از تمام حقایق، اعداد و ارقام، یافته‌ها و یا هر چیز دیگری که مربوط به توضیحات شماست، قرار دهید. یک مدیر ارشد، از شما شفافیت می خواهد، با زبان ریاضی با او صحبت کنید، اینکه بگویید «قرار است فلان اتفاق بیفتد و ممکن است نتایج خوبی به دست بدهد» برایشان قابل قبول نیست. آنها می خواهند بدانند «فلان اتفاق کی می افتد، در چه تاریخی اتفاق می افتد، چقدر سود دارد، چه منابعی نیاز دارد و دقیقاً بر طبق اعداد و ارقام چه نتایجی به دنبال دارد. همین»

– بهترین ساختار برای سخنرانی شما این است که: تصویری واضح آماده کنید، شرایط نامساعد را تشریح کنید، یک قطعنامه یا نتیجه گیری کنید و بگوئید پیشنهادتان برای این مشکلات چیست. به این ترتیب می‌توانید مطمئن شوید که به هدف خود پایبند هستید. راستی، «ارائه آسانسوری» را یاد بگیرید؛ یعنی فرض کنید با مدیرتان در یک آسانسور تنها می شوید. او از شما می پرسد: «خب! در اداره چه خبر؟» شما تنها یک دقیقه فرصت دارید تا به او از اوضاع کنونی اداره یا شرکت خبر بدهی. به این می گویند ارائه آسانسوری. شما باید بتوانید تمام حرف هایتان را تنها در یک دقیقه، خلاصه کنید.

مدیران ارشد سریع میخواهند سر اصل مطلب بروید

چالش سوم: آنها مخاطبین عصبی هستند!

ارائه به مدیران اجرایی ارشد می‌تواند یکی از وحشتناک‌ ترین کارهایی باشد که یک کارمند با آن روبرو خواهد شد. هر چه باشد، آن‌ها روسا هستند و از شما دانش، تجربه بیشتر و قدرت بیشتری دارند. این مساله باعث می‌شود که آن خیلی ترسناک‌تر از آن چیزی باشند که به نظر می رسد!
با این حال، باید به خاطر داشته باشید که دلیلی وجود دارد که شما در اتاق آنها هستید! بله. شما ارزشش را داشته اید.
دلیل اینکه الان در اتاق آنها هستید یا می تواند به دلیل چه این دانش خاص شما در یک حوزه باشد، یا این واقعیت که شما با یک راه‌ حل امیدوار کننده به اینجا آمده‌اید، باید باور کنید که شما لایق این هستید که در آن اتاق باشید و با آن‌ها صحبت کنید.

 

حالا باید چه کار کنید؟

–  برای آرام کردن اعصاب خود، زمان زیادی برای آماده شدن به خود بدهید. عصبی شدن، تمرکزتان را به هم می زند و ممکن است واقعاً آماده باشید و هرچیزی که آنها می خواهند بلد باشید، اما وقتی عصبی هستید نمی توانید از آن دانش خود استفاده کنید.

با خونسردی کامل به اتاق مدیرتان بروید

– این به این معنی است که زمان صرف کنید تا مخاطبین خود را بشناسید. دقت کنید که هر کدام از آن‌ها در حال حاضر درباره موضوع مورد نظر چیزی می‌دانند و شما می‌خواهید اطمینان حاصل کنید که در همان موضوع مورد نظر آنها راه‌ حل‌های خود را ارائه می‌کنید.

– علاوه بر این، اولویت‌های خود را در رابطه با ارائه و انتخاب‌ کلمات پیدا کنید. صحبت کردن با مدیر، یا فردی که تجربه ارائه به مدیران ارشد تان را دارد، در این رابطه بسیار کمک خواهد کرد.

– بعد از اینکه چندین بار سخنرانی خود را انجام دادید، از یک همکار بخواهید به آن گوش دهد و از آن انتقاد کند و نظر خودش را بگوید. در حالی که ممکن است فکر کنید شما همه چیز را می دانید، ممکن است یک ناظر بیرونی، بتواند نقاط ضعف یا اسلایدهای غیر ضروری را پیدا کند.

– هرچه بیشتر آماده باشید، با اعتماد به نفس بیشتری به جلسه میروید. اعتماد به نفس بالا می‌تواند کمک زیادی را برای متقاعد کردن مدیران ارشد اجرایی که شما در مورد آن صحبت می‌کنید و اینکه شما در این زمینه متخصص هستید و باید به طور جدی به آن گوش کنند، به شما بدهد.

 

مطالب محبوب سایت:

مقالات مرتبط

دیدگاه‌ خود را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

اسکرول به بالا