چطور یک پیام صوتی حرفه‌ای بگذاریم؟ (رادیو سخنرانی 11)

۱۷ مهر ۱۴۰۰

چطور یک پیام صوتی حرفه‌ای بگذاریم؟

مطمئنم که شما فقط به مهارت‌های سخنوری و ارتباط موثر در محیط سخنرانی نگاه نمی‌کنید! یک فرد سخنور باید بتواند در هر شرایطی، حتی در پیغام گیر صوتی نیز بدرخشد و بهترین پیام صوتی را در پیغامگیر تلفن بگذارد…

من در این فایل از رادیو سخنرانی به شما کمک می‌کنم که بهترین و قدرتمندترین پیام صوتی را ایجاد کنید تا اگر فردی پیام صوتی شما را شنید، فوراً به آن ترتیب اثر دهد…

شما می‌توانید فایل صوتی برنامه یازدهم رادیو سخنرانی با موضوع: نحوه چگونگی پیام صوتی گذاشتن حرفه‌ای در پیغام گیر را از لینک پایین دانلود کنید:

دانلود رادیو سخنرانی قسمت یازدهم

متن رادیو سخنرانی با موضوع نحوه ایجاد پیام صوتی حرفه‌ای

Hello, No one is available to take your call

Please leave a message after the tone

سلام، شما با رادیو سخنرانی تماس گرفته اید و من محمد پیام بهرام پور هستم، لطفاً پیغام خودتون رو به آدرس Site@bishtarazyek.com ارسال بکنید. متشکرم.

دوستان عزیز سلام. راستش چند روزی هست که دارم به این موضوع فکر می‌کنم و یک ارتباطات جالبی پیدا کردم بین پیغام‌های پیغام‌گیر تلفن و افرادی که اون پیغام رو می‌گذارند. اتفاق خیلی جالب هست. خب بعضی زمان‌ها که ما در دفتر نیستیم و یا خارج از ساعات کاری است، افراد تماس می‌گیرند و پیغام می‌گذارند.

وقتی پیغام‌ها را بررسی می‌کنیم، چندین سبک هستند، برخی خیلی قدرتمند و بسیار عالی و با صدای رسا و واضح پیغام خودشون رو می‌گذارند و می‌گویند که چه چیزی را می‌خواهند و راه ارتباطی با خودشان را می‌گویند و بعد هم منتظر تماس هستند.

برخی دیگر چند ثانیه مکث می‌کنند، کاملاً مشخص نیست که چه می‌گویند و یه اِ… اممممم و…. من و منی می‌کنند و بعد تلفن رو قطع می‌کنند. یعنی فقط یک سلام خیلی ساده

برخی دیگر یک چیزی می‌گویند ولی ما اصلاً نمی‌فهمیم چه می‌گویند و مثلاً می‌گویند: لطفاً با ما تماس بگیرید … هستم خدانگهدار . هیچ چیزی متوجه نمی‌شویم که آنها چه می‌گویند.

و برخی دیگر به گونه‌ای صحبت می‌کنند که ما فکر می‌‌کنیم آن شخص عصبانی است و سعی می‌کنیم که با او تماس بگیرم.

«لطفاً به من زنگ بزنید، بهرام‌پورم خدانگهدار».

و خب ما واقعاً ترجیح می‌دهیم اگر هم باید با این فرد تماس بگریم جزو آخرین نفرات این کار را انجام بدهیم.

این یک داستان و یک مجموعه داستان‌هایی که ما در دفتر خودمان داریم من رو به کنجاوی وادار کرد و یک مورد دیگر هم بود که خیلی برای من جالب بود، با چند نفر از دوستان لازم بود که با یک مجموعه‌ای تماس بگیریم و تقریباً هر چهار نفر ما پیغام گذاشتیم. من از همه دیرتر پیغام گذاشتم اما از همه زودتر جواب رو گرفتم و این اتفاق در چندین مرحله تکرار شد و بعد با دوستان برگزار کننده ارتباط گرفتم و پرسیدم و آنها گفتند که پیغام شما خیلی واضح بود و ما فوراً تماس گرفتیم.

و چندین و چند بار من دیدم که این اتفاق افتاده؛ یعنی معمولاً هرجایی که من پیغام می‌گذارم خیلی زود با من تماس می‌گیرند و خیلی خوش برخورد با من ارتباط دارند.

اما معمولاً برای اکثر افراد اینطور نیست به همین دلیل من تصمیم گرفتم که این فایل از رادیو سخنرانی را اختصاص بدهم به این موضوع که ما چطور یک پیغام یک تلفنی برای افراد باید بگذاریم؟

الان مخصوصاً Voice message ها خیلی زیاد هستند، پیغام‌های تلفنی اپراتورهای مختلف، دستگاه‌های پیغام‌گیری که در دفاتر وجود دارند و خیلی چیزهای دیگر که شرایط را به گونه‌ای فراهم کردند که ما باید بتوانیم با قدرت و بسیار حرفه‌ای پیغام خود را بگذاریم، فقط این که ما توی سخنرانی خوب صحبت کنیم هنر نیست ما باید بتوانیم در هر شرایطی خوب صحبت کنیم، بسیار قدرتمند، گیرا و بسیار موثر، طوری که بلافاصله بعد از شنیدن پیغام تلفنی با ما تماس بگیرند و کار ما انجام بشود.

در هنگام شنیدن مقدمه پیام صوتی عصبی نشوید!

مورد اولی که من می‌خواهم هنگام پیغام گذاشتن در مورد آن صحبت کنم، این هست که ما معمولاً عصبی می‌شویم! چرا؟

چون ما معمولاً یک شماره را می‌گیریم و منتظر هستیم که ما با دوستانمان و یک نفری صحبت کنیم و بعد یک پیغامی می‌شنویم که یک دستگاه بدون احساس هست و حال ما گرفته می‌شود و هیچ کسی خوشش نمی‌آید، چون نمی‌دانیم بعد آن چه اتفاقی می‌افتد، بنابراین بلافاصله لبخند از لب ما حذف می‌شود و یک مقدار عصبی می‌شویم، پس ما باید کاری بکنیم که نگذاریم این اتفاق بیوفتد.

همان لحظه که بوق صدای پیغام‌گیر را شنیدیم، چند ثانیه مکث می‌کنیم و سعی می‌کنیم یک لبخندی روی لبمان قرار دهیم مثل الان من که این کار رو انجام دادم و شما می‌بینید که واقعاً لحن صحبت من تغییر کرد، پس لبخند را فراموش نکنید چون روی لحن صحبت شما تأثیر دارد.

اگر شما عصبی صحبت کنید مطمئناً اون شخص تمایلی ندارد به شما زنگ بزند، چون اگر یک فروشگاهی باشد، می‌گوید این شخص عصبی است، یا می‌خواهد غُــر بزند یا می‌خواهد نق بزند یا می‌خواهد اعتراض بکند.

اگر از دوستانتان باشد می‌گوید، وای! چرا این اینقدر ناراحت است؟ پس ما باید دقت بکنیم که با لبخند این کار را انجام بدهیم.

در پیام صوتی شمرده صحبت کنید

مورد بعد، شمرده صحبت کردن است!

……….. معلوم نیست چه می‌گوید….

یعنی واقعاً ما متوجه نمی‌شویم! من جمله قبلی رو که گفتم واقعاً برام سخت هست که این رو بخوام به کسی تحویل بدهم، خیلی بد هست، اگر ما اینطور صحبت بکنیم نشان از کم بودن اعتماد به نفس است و نمی‌دانم که آخر چرا بعضی اینطور صحبت می‌کنند و اصلاً متوجه نمی‌شویم که اینها چه می‌گویند. ما باید بسیار واضح و شمرده صحبت بکنیم.

این مقاله را بخوانید و حتماً در دوره رایگان زیر هم شرکت کنید:

چگونه روان و شمرده حرف بزنیم؟ + 14 راه مؤثر و کاربردی

در همه پیام صوتی خود کمی بلند‌تر صحبت کنید

و مورد بعدی این است که صدایمان را کمی بالاتر ببریم! چرا؟ چون دستگاه‌هایی که هم صدا را ضبط می‌کنند و هم پخش می‌کنند کیفیت لازم را ندارند، بنابراین اگر با صدای بلند صحبت بکنیم، مطمئناً نتیجه خیلی بهتر خواهد بود.

با انرژی و قدرتمند صحبت کنید.

و مورد بعد این است که در پیام های صوتی خود قدرتمند صحبت بکنید، بسیار قوی و پرنیرو و با انرژی صحبت کنید.

اگر با انرژی وو قدرتمند صحبت نکنید (مثل الان) انگیزه افراد برای این که با ما تماس بگیرند واقعاً کم هست اما اگر اینطور پیغام خودمان را بگذاریم، مطمئناً اون شخص متوجه می‌شود که با یک شخص قدرتمند طرف هستند و سریعاً تصمیم می‌گیرد که با شما تماس بگیرد.

حال می‌خواهم 5 مرحله یا 5 پله را به شما بگویم که چطور یک پیغام صوتی تلفنی خیلی خوب بگذاریم.

گام اول: مخاطب خود را در پیغام تلفنی مشخص کنید:

خب فرض بکنید که اول پیغام اون دستگاه پیغام تلفنی را می‌شنویم، حالا چه فارسی و چه انگلیسی مهم نیست، دقت بکنید اجازهه بدهید اول صدای بوق بیاید، چند ثانیه، نه خیلی زیاد و نه خیلی کم در حد دو ثانیه و بعد مخاطبتان را در اولین گام مشخص کنید.

گاهی اوقات شما با یک شرکت بسیار تماس می‌گیریم و یا با منزل دوستمان، وقتی صحبت را انجام می‌دهیم وقتی شخصی گوش می‌دهد اصلاً نمی‌داند که با او هستید یا کسی دیگر! در شرکتی که 100 کارمند دارد شما وقتی پیغام بگذارید این موضوع خنده دار خواهد شد. به خاطر این که شاید کارمندان هم نتوانند یکدیگر را پیدا بکنند ان وقت شما یک پیغام می‌گذارید و توقع نتیجه دارید.

حتی در اعضای خانواده! ممکن است یک خانمی پیغام بگذارد و مخاطب مشخص نباشد و همه افراد سوال برایشان پیش بیاید که این خانم با چه کسی کار دارد و واقعاً ممکن است که باعث سو تفاهم هم بشود، پس حتماً باید مخاطب را مشخص کنید.

سلام، آقای … من …. هستم و

پس اولین گام در پیغام تلفنی مشخص کردن مخاطب هست. یا

مسئول بخش هاستینگ شرکت فلان….

پس بسیار مهم است که در هنگام پیغام تلفنی مخاطبانمان را مشخص بکنیم، کدام مسئول از کدام بخش یا کدام فرد از خانواده مد نظر است؟

گام دوم: معرفی کامل خودمان در پیغام تلفنی

مورد بعدی این هست که بگوییم چه کسی هستیم البته منظور این نیست که فقط ناممان را بگوییم. نام و نام خانوادگی را بسیارر واضح بگوییم و بگوییم که از کجا تماس گرفتیم!

خیلی جالب است که برخی تماس می‌گیرند و می‌گویند سلام محمدی هستم لطفاً با من تماس بگیرید!

خب آقای محمدی! تقریباً می‌تونم بگم 50 درصد جمعیت کشور ما فامیلیشان محمدی است! فامیلی که بسیار متداول است و در ضمن من خودم در لیست مخاطبین نگاه می‌کنم در سایت حداقل 40 یا 50 نفر به نام محمدی داریم پس این اصلاً کافی نیست و حتی اگر نام خودتان را هم بگویید بازهم کافی نیست. محمدی هستم از فلان مجموعه…

یک آدرس یا نشانی بدهید که دقیقاً مشخص شود کدام آقای محمدی یا با چه نامی هستید؟ حتی اگر آدرس بدهید لزوماً آن شخص نمی‌تواند شما را به یاد آورد، مگر این که ارتباطاتان خیلی قوی باشد! بله! خب اگر من به دوست صمیمی خودم زنگ بزنم و بگم، محمد پیام بهرام‌پور هستم از آموزش سخنرانی و فن بیان خب به من می‌خندند، نه! منظور من بیشتر تماس‌های تجاری است و افرادی که با آنها ارتباط تجاری داریم.

گام سوم:‌ دلیل تماس ما چیست؟

و مورد بعدی این است که بگوییم که برای چه تماس گرفته‌ایم؟ برای خرید محصولات، برای پشتیبانی، یک سوالی داشتی یا چیزز دیگری؟

بسیار واضح باید ما این دلیل را مشخص بکنیم.

گام چهارم:‌ اقدام بعدی چیست؟

مورد بعدی این است که کاملاً واضح بگوییم اقدام بعدی چیست؟ چون یک سری افراد زنگ می‌زنند و حتی سه مرحله قبلی را هم بهه خوبی انجام می‌دهند.

سلام آقای بهرام‌پور، محمدی هستم، یک بار از شما خرید داشتم، می‌خواستم از شما خرید انجام بدهم ممنونم از شما خدانگهدار!

خب خرید را انجام بدهید! با ما چه کار دارید! در سایت انجام بدهید! ما باید مرحله بعدی را بسیار واضح و مشخص بگوییم، یعنی اقدام بعدی چه هست؟ آیا می‌خواهید که ما با شما تماس بگیریم؟ آیا می‌خواهید چیزی برایتان ارسال شود؟ آیا می‌خواهید شماره رهگیری یک محصول را بدانید؟ چه چیزی مد نظر شما است؟ پس حتماً ضروری است که بگویید اقدام بعدی چیست؟ حتی اقدام بعدی می‌تواند این باشد که بگویید خودتان دوباره تماس می‌گیرید.

گاهی اوقات ما ترجیح می‌دهیم که منتظر تماس مخاطب نباشیم و خودمان مجدداً تماس می‌گیریم و پس این را مجدداً در نظر بگیرید که اقدام بعدی بسیار واضح باشد.

گام پنجم روش ارتباط با شما چیست؟

و آخرین گام این هست که روش ارتباطی با خودتان را بسیار واضح بیان بکنید، حتی ممکن است مطمئن باشید اون افراد شماره شما راا دارند اما اگر بازهم شماره خودتان را تکرار بکنید، زحمت آن فرد را کمتر می‌کنید که به جای این که دوباره برود به موبایلش ، خیلی راحت شماره شما را می‌گیرد.

حتماً راه‌های ارتباط با خودتان را مشخص کنید، اگر ساعات خاصی باید تماس گرفته شود، آن ساعت خاص را مشخص بکنید و منتظر تماس افراد باشید. حالا من می‌خواهم یک نمونه از این تماس با افراد را با شما مطرح بکنم:

Hello, No one is available to take your call

Please leave a message after the tone

آقای بهرام‌پور سلام!

محمدی هستم که در دوره سالاد فصل برای سخنرانان دوره تابستان شرکت کردم، تماس گرفتم برای اطلاع از این که من دوره بعدی را، دوره تکمیلی این دوره را چطور می‌توانم ثبت نام بکنم؟ و شما فرمودین که با شما تماس بگیریم برای ثبت نام. ممنون میشم من رو راهنمایی بفرمایید برای ثبت نام

شماره تماس من، 44609613 021 است، ممنون می‌شوم اگر بتوانید در ساعات کاری با من تماس بگیرید.

ممنون، خدانگهدار