میز کار مرتب می‌خواهید؟ این 18 ایده را دنبال کنید!

 

تحقیقی که در مجله «علوم اعصاب» انجام شده نشان می‌دهد یک میز کار نامنظم و شلخته، توانایی پردازش اطلاعات را در مغز، کاهش می‌دهد.

 

بنابراین می‌توانیم بگوییم یکی از راه‌های بهبود عملکرد مغز، داشتن یک میز کار مرتب و منظم است.

حتی اگر کارتان پشت میز نباشد، احتمالاً در خانه یا محل کارتان یک میز دارید و اگر آدم منظمی نباشید، این میز پر از وسایل مختلف است.

نگاهی به آن بیندازید. آیا میز کارتان شلخته و درهم ریخته است؟

 

اشکالی ندارد. هیچوقت برای شروع دیر نیست. بیایید باهم ببنیم چگونه میز کار مرتبی داشته باشیم. با این 18 ایده و روش ساده آغاز کنید تا علاوه بر نظم و زیبایی میز کار، به یک ذهن آزاد دست یابید.

 

چطور میز کار منظمی داشته باشیم؟

با این هجده روش، شروع کنید:

 

1- فضای اختصاصی درست کنید

چیزهایی وجود دارند که شما هر روز آنها را یا باید سرکار ببرید یا آماده کنید تا با آنها کار کنید.

با این حال، به جای اینکه کیف پول، کیف موبایل، دسته کلید یا کارت‌هایتان را روی میز قرار دهید، محل خاصی را برای این وسایل در نظر بگیرید.

 

در دوره مدیریت زمان و برنامه ریزی محصول حرفه‌ای، نام این مکان‌های کوچک را، «ترمینال» گذاشته‌اند.

شما باید تمام این وسایل کوچک را در یک ترمینال ویژه قرار دهید تا میز کارتان را الکی شلوغ نکنید.

اگر می‌خواهید با این روش فوق العاده آشنا شوید، پیشنهاد من این است که روی لینک زیر کلیک کنید و صفحه مدیریت زمان و برنامه ریزی را مطالعه کنید:

 

ضمن اینکه توصیه من این است: موبایلتان را در جایی خارج از دید قراردهید تا حواستان هنگام کار پرت نشود.

 

2- دسکتاپ کامپیوتر هم جز میز کار است!

اگر میز کارتان خلوت باشد ولی دسکتاپ کامپیوتر پر از فایل‌های مختلف باشد، انگار هیچ فرقی نکرده است. شما کماکان احساس شلختگی خواهید کرد.

 

پس دسکتاپ کامیوتر و درایوهای ان را هم جز میز کار محسوب و شروع به مرتب کردن آنها کنید.

شلختگی میز کار، بی نظمی فیزیکی و شلختگی کامپیوتر، بی نظمی مجازی یا دیجیتالی محسوب می‌شود.

اگر هفته‌ای نیم ساعت به منظم کردن دسکتاپ اختصاص دهید، هرگز به هم ریخته نخواهد شد.

 

3- تصفیه کنید!

اگر می‌خواهید میز کار مرتب داشته باشید، باید کمی بی رحم باشید.

راستش را بخواهید، نظم داشتن کمی سخت است! اما شما باید یک پاکسازی و تصفیه را شروع کنید.

 

به سراغ تک‌تک وسایل روی میزتان بروید و از خودتان بپرسید: «واقعاً به این وسیله نیاز دارم؟ چقدر؟»

وسایل غیرضروری را بدون اغماض دور بریزید. با خودتان روراست باشید. منوی یک رستوران، جایش روی میز شما نیست!

این کار را به بهترین شکل انجام دهید و خودتان تغییرات مثبت و آرام شدن شاهد تغییرات مثبت و خوبی روی میز کارتان خواهید بود.

 

4- هر روز مرتبش کن…

اگر در پایان هر روز کاری، میزتان را دقایقی مرتب کنید، هرگز لازم نیست ساعت‌ها برای مرتب کردنش وقت بگذارید.

 

اجازه دهید این عادت عالی در شما شکل بگیرد.

 

---

در کتاب «قله» از اندرس اریکسن و ترجمه «پیام بهرام پور»، از تحقیقات شگفت انگیز پیرامون موفقیت و تخصص در هر کاری، رمزگشایی شده است:

کتاب قله 

---

 

5- بازهم پای مولتی تسکینگ در میان است…!

مطابق معمول باید بگوییم فرضیه انجام همزمان چندکار با هم (Multitasking) یک فرضیه شکست خورده است.

 

به‌جای اینکه فکر کنید روی انجام همزمان چندکار خبره هستید، تمرکزتان را روی یک کار بگذارید. برای کاهش هرچه بیشتر بی‌نظمی، اجازه دهید تنها همان کاری که دارید انجامش می‌دهید، فضای میز کارتان را به خودش اختصاص دهد و هر چیز دیگری را کنار بگذارید.

 

 

6- مدارک و اسنادتان را اسکن کنید

نگاهی به روز میز کارتان بیندازید. اگر می‌خواهید میز کار مرتبی داشته باشید، لازم است از شر ده‌ها کاغذی که روی میز انباشته‌اید، خلاص شوید.

 

هر مدرکی که روی میز دارید و امکان الکترونیکی شدن دارد را به صورت الکترونیکی درآورید و سپس در جایی دور از میز کار، ان ها را بایگانی کنید.

با این کار جستجو در میان آنها هم بسیار راحت‌تر خواهد شد.

 

7- از سیستم «دو جعبه» استفاده کنید

به‌جای پراکندگی کاغذها در اطراف میز کار، از سیستم دو سینی یا دو جعبه استفاده کنید.

 

یک جعبه کوچک برای کاغذهایی که باید روی آنها کار کنید و اولویت دارند. یک جعبه برای کاغذهایی که بررسی شده‌اند و باید در مدتی کوتاه به جایی دیگر منتقل شوند.

 

8- کارها را اولویت بندی و زودتر انجام بدهید

یک قانون خوب برای برنامه ریزی و جلوگیری از به تعویق انداختن کارها (که در دوره حرفه‌ای به صورت کامل به آن پرداخته شده است) این است:

اگر انجام کاری کمتر از 2 دقیقه زمان می‌برد، همین الان انجامش دهید!

من به شما یک توصیه دیگر می‌کنم. اگر کاری کمتر از 5 دقیقه یا همین حدود زمان نیاز دارد، آن را انجام دهید و نگذارید الکی ذهنتان را به خودش مشغول کند.

 

 

دو مقاله مرتبط و خوب:

 

9- بهتر است بیشتر «دیجیتالیزه» شوید!

هرچه کارها را دیجیتالی‌تر کنید، میز کار مرتب‌تری خواهید داشت.

مثلاً لزمی ندارد تقویم روی میزتان باشد وفتی می‌توانید بهترین نسخه تقویم را دانلود کنید و از امکانات بسیار زیادش استفاده کنید.

 

لزومی به دفترچه یادداشت نیست وقتی می‌توانید یادداشت‌هایتان را در لپ تاپ یا روی واندرلیست یا نوت گوشی انجام دهید.

وقتی به دیجیتالی کردن کارها و برنامه‌هایتان عادت کنید، کمتر به استفاده از کاغذ یادداشت‌های چسب‌دار نیاز پیدا می‌کنید. پس یک راه خوب برای اینکه میز کار مرتبی داشته باشیم این است: «دیجیتالیزه شوید!»

10- بر اساس اهمیت، اولویت بندی کنید

بهترین شیوه برای دسته بندی کارها یا وسایل، اولویت بندی است.

 

وقتی می‌خواهید وسایل روی میزتان را مرتب و دسته بندی کنید، از خود بپرسید که به هر وسیله چه اندازه نیاز خواهید داشت. اگر آن وسیله کاربرد زیادی ندارد، آن را جایی دورتر از وسایل ضروری قرار دهید. به همین راحتی…!

 

 

11- زیر میز، سطل زباله داشته باشید

زیر میز یا نزدیک میز کارتان، یک سطل زباله قرار بدهید. این سطل قرار است یک دوست خوب برای شما باشد که به مرتب کردن میز کارتان کمک کند.

 

بلافاصله پس از اینکه چیزی روی میز دیدید که به آن نیازی نداشتید، ‌آن را در دهان دوست خوبتان که گرسنه است، قرار دهید!

البته توصیه ما این است که کاغذ یا مواد پلاستیکی را در جعبه‌ای جداگانه بریزید و به بازیافتی بدهید. جای کاغذ و مقوا و پلاستیک، در سطل آشغال نیست.

 

12- از سیم و کابل‌ها غافل نشوید

شلختگی تنها برای وسایل روی میز نیست. حتماً دیده‌اید کسانی که روی میزشان کیس کامپیوتر دارند و سیم‌های کامپیوترشان همچون جگر زلیخا بیرون افتاده‌اند!

همین سیم‌های ولو شده، موجب حواس پرتی می‌شوند.

 

پس این سیم هارا مرتب کنید و در صورت لزوم با نوار چسب یا کابل ببندید.

 

13- وسایل الکترونیکی را دور بگذارید

مودم اینترنت را می‌توانید روی میز نگذارید و جایی دورتر قرار دهید. وسایلی این چنینی را می‌توانید در کشوی میز یا جایی دورتر قرار دهید. می‌خواهید میز کار منظم داشته باشید پس این کار را انجام دهید.

 

 

14- یک میلیون عدد خودکار ومداد روی میز دارید؟

حتماً با میزهایی روبرو شده‌اید که ده‌ها مداد و خودکار روی آن قرار دارد. واقعاً از چندتای آن استفاده می‌کنید؟

مداد و خودکار چیزهایی هستند که اگر حواسمان بهشان نباشد، به زودی همچون ویروس در روی میز، تکثیر می‌شوند و فضای آن را اشغال می‌کنند!

 

گاهی وقت‌ها خودکاری که یکسال پیش جوهرش تمام شده و مثل کویر لوت خشک است، هنوز روی میزتان قرار دارد!

سعی کنید بیش از دو مداد و دو خودکار نداشته باشید.

 

15- امان از شارژرها!

خیلی اوقات وجود چندین شارژر روی میز، موجب بی نظمی است.

 

می‌توانید سیم شارژر بلندتری بخرید و موبایلتان را در جایی دورتر به شارژ بزنید نه لزوماً روی میز.

همچنین می‌توانید از کشوهای میزتان به عنوان محلی برای قرار دادن تلفن همراه، شارژر، هدفون‌، باتری‌های زاپاس و وسایل دیگری که روزانه حمل می‌کنید، استفاده کنید.

 

16. کاغذها را روزانه دسته‌بندی کنید

در پایان روز، تمام کاغذهایتان را خیلی سریع مرور کنید. پیش از خارج شدن از محل کار، کاغذهایتان را بررسی کنید و هر کدام که نیاز به اسکن، دسته‌بندی یا دور انداختن دارند، کار لازم را انجام دهید. این نکته از آن دسته کارهاست که در ابتدا بسیار سخت به‌نظر می‌رسد، اما به مرور زمان، در کمتر از 5 دقیقه قادر خواهید بود این کار را انجام دهید و عادت جدید برای حفظ نظم میزتان را در خود به‌وجود آورید.

 

 

17- کشو را بخش بندی کنید

اگر ممکن است، در یکی از کشوهای میز جایی برای قرار دادن وسایل اداری، به‌خصوص آن‌هایی که کمتر استفاده می‌شوند، در نظر بگیرید. نظم‌دهنده‌های کشو (که با آن می‌توانید میز را بخش بندی کنید) راه بسیار مناسبی برای مرتب کردن و پیدا کردن آسان‌تر وسایل هستند.

 

 

18- دستکم ماهی یکبار، یک تمیزکاری حسابی انجام دهید…

دستکم ماهی یکبار، تمام کاغذها و وسایل دور ریختنی که از چشمان تیزبین شما پنهان مانده است را بررسی کنید.

 

ممکن است وسایل اداری از جای خودشان خارج شده یا اسناد بایگانی از پوشه‌های خود بیرون مانده باشد. هرما این کار را انجام دهید تا در طول روز وقت بسیار کمتری از شما بگیرد.

 

مدیریت زمان و برنامه ریزی را با جدیدترین روش های جهان یاد بگیرید.

در محصول حرفه ای که به شما کمک می کند سبک زندگی همچون موفق ترین افراد جهان داشته باشید، یک بخش ویژه با عنوان مدیریت زمان و برنامه ریزی گنجانده شده که تازه ترین روش های مدیریت زمان و برنامه ریزی را به شما آموزش خواهد داد.

خودتان در این مورد بیشتر بخوانید. روی تصویر زیر کلیک کنید: